Projeto de digitalizacao

Projeto de Digitalização

Relatório

O projeto se encontra em fase de implantação, com a digitalização sendo realizada na máquina multiuso do Setor de Editais e Autenticação de Documentos. Os arquivos resultantes do processo estão armazenados no formato PDF (Portable Document Format, documento em formato portátil), em rede, porém, permanecem sem a devida edição e identificação, o que traz problemas para o seu manuseio.

Alguns entraves impedem a evolução do projeto. O principal deles é a falta de equipamentos adequados como, por exemplo, um computador para que seja realizada a edição dos arquivos. A edição envolve a junção de vários arquivos oriundos de um mesmo processo em um só arquivo, bem como a identificação (por número do processo e órgão de origem) e a realização do reconhecimento dos dados no interior do documento através da tecnologia OCR (Optical Character Recognition: reconhecimento óptico de caracteres), o que permite a recuperação da informação no interior do processo já digitalizado. Sem um computador especifico que possa ser utilizado para a edição dos arquivos em pdf, o material fica se acumulando sem o tratamento adequado.

O treinamento de pessoal se encontra em sua primeira fase, com a instrução dos conceitos básicos da digitalização através da apostila “Construindo uma Biblioteca Digital” e também na parte prática, onde foi orientada a digitalização em diferentes equipamentos.

O projeto inclui a organização do acervo e a preservação dos documentos digitais, etapas que ainda não foram iniciadas.

É de fundamental importância o estabelecimento de uma política de segurança para o acervo de documentos digitais. A de dá através da adoção de procedimentos que resguardem o produto do processo, no caso, arquivos no formato pdf. Para que isso se realize é preciso um computador que funcione como servidor ou de um espaço em disco rígido portátil, no caso, HD externo. É indispensável a gravação regular