Organização técnica de turismo

MÓDULO 3

SÚMULA II

DOCUMENTOS INTERNOS E EXTERNOS DE UMA AVT

A Agência de Viagens precisa, para a sua gestão comercial e administrativa, de uma grande variedade de documentos e impressos, de caráter essencialmente informativo.

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Numa agência de viagens, os documentos classificam-se em EXTERNOS e INTERNOS.

EXTERNOS – Voucher e material diverso • Documentos ou impressos para serem dados ao cliente; • Pressupõem um cuidado especial na sua apresentação • O seu formato ou design irá transmitir ou reforçar a imagem da empresa • O agente de viagens tem que ter especial cuidado na emissão destes documentos para evitar problemas ao cliente e à agência, já que estes documentos especificam os serviços solicitados pelo cliente e as condições de contratação dos mesmos.

VOUCHER Em geral o voucher é o comprovativo, onde estão mencionados os serviços a serem prestados ao cliente.

Devem ainda aparecer no voucher os seguintes elementos: • Nome da agência, morada, telefone, fax e código de identificação; • Os dados do fornecedor contratado e que será o prestador dos serviços; • Nome do Titular da reserva e número de pessoas cobertas pelo voucher; • Número de expediente ou referência da reserva; • Logotipo da agência; • Detalhe dos serviços contratados; • Selo da agência, assinatura do agente que o emite e data de emissão; • Pessoa ou entidade que nos confirmaram a reserva; • Responsável pelo pagamento dos serviços.

Por ser um documento de uso externo, não se deve esquecer que um erro na sua emissão pode gerar problemas na prestação do serviço ao cliente e posteriormente reclamações à agência. Por tal facto, o voucher deve ser emitido nos idiomas do cliente e do fornecedor; detalhar com clareza os serviços e não apresentar quaisquer alterações ou emendas.

MÓDULO 3

SÚMULA II

MATERIAL DIVERSO Constituem a imagem da empresa, pois tem