Organização de arquivos

Ambiente de trabalho organizado e limpo, entre diversas outras vantagens que o correto acondicionamento e catalogação dos arquivos internos pode proporcionar.

A organização e informatização de arquivos é um serviço que tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas, por intermédio da implantação de sistemas de organização e gerenciamento de arquivos.

O ponto de partida do processo é a elaboração do projeto inicial, onde são definidos os objetivos a serem atingidos. Estabelecidas as metas, o serviço pode abranger as atividades de criação de Tabela de Temporalidade Documental (TTD), triagem, conferência, tratamento e recuperação de documentos, ordenação em sequência lógica pré definida, agrupamento por títulos documentais, elaboração de índice no sistema Web ARQUIVAR, armazenamento da massa documental em suportes adequados (caixas - arquivo, pastas, estantes, mapotecas etc), reformulação da disposição física do arquivo e treinamento dos usuários do sistema informatizado.

O sistema Web encontra-se disponível para uso no site www.arquivar.com, com armazenamento no servidor da ARQUIVAR de todas as informações e índices nele lançados, possibilitando o acesso remoto aos dados, via internet, sete dias por semana, 24 horas por dia a todos os funcionários e colaboradores autorizados.

O módulo de informatização de arquivos físicos possui inúmeros recursos:

Indexação dos documentos mediante uso de diversos parâmetros e de campos fixos e campos configuráveis: departamento, título, nomes, datas e números, possibilitando personalizar o sistema a características específicas da sua empresa; Impressão dos rótulos das caixas e pastas; Diagramação do layout das estantes e espaços disponíveis para alocação de cada unidade integrante do acervo na sede da empresa; Definição automática do local de arquivamento de novos documentos, conforme seu título documental;