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DISCIPLINA: Programação e Planejamento de Eventos

GUIA AULA N.: 7
TEMA: Planejamento e organização de eventos

7. Planejamento e organização de eventos

Fig.6 Desfile de moda infantil
Fonte: sortimentos.com
As fases do processo de planejamento e organização de eventos são:

Concepção – incorporação da ideia
Pré-evento – planejamento e organização
Per ou Transevento – realização
Pós-evento – avaliação e encerramento

7.1 Concepção

Antes de organizar um evento, é importante que a ideia seja incorporada por alguns empreendedores, que começarão a lhe dar forma mediante o levantamento do maior número possível de elementos, tais como:
Reconhecimento das necessidades desse evento;
Elaboração de alternativas para suprir as suas necessidades;
Identificação dos objetivos específicos;
Coleta de informações sobre os participantes, patrocinadores, entidades e outras instituições em potencial;
Listagem dos resultados desejados;
Estimativas de tempo e recursos necessários;
Estabelecimento de diretrizes;
Elaboração dos contornos do projeto.

7.2 Briefing

Antes de iniciar o projeto do evento, é importante que os organizadores realizem o briefing do evento com a empresa contratante.
Briefing é o conjunto de informações e instruções facultadas, com antecedência, aos organizadores de evento sobre os aspectos mais relevantes do evento que será organizado.
Esse instrumento é aplicado também em outras situações, quando se torna necessário esclarecer alguém, resumidamente, do andamento do processo ou de qualquer problema que não esta solucionado.

MODELO DE BRIEFING DE EVENTOS
EMPRESA/CONTRATANTE
Razão social:
Endereço:
Fone: Fax:
Contato:
Cargo: Depto:
Segmento de atuação da empresa:
Produto e/ou linha de produto ou serviço:

1 – EVENTO
1.1 – Título:
1.2 – objetivo principal do evento (comemoração, reengenharia, científico, técnico,