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Para entendermos o Sistema de Comunicação Institucional/Organizacional por inteiro, há que considera‐la como um sistema aberto.
Um sistema aberto é um conjunto de componentes dinamicamente inter‐relacionadas, em que há o desenvolvimento de actividades, funções e atribuições, para atingir a finalidade e os objectivos do Sistema de Comunicação Institucional na concretização da missão da Instituição.
Assim, a Instituição como sistema aberto, não se pode isolar e, com o intuito de interagir com o ambiente interno e externo, tem de encontrar e obter recursos; interpretar e agir nas mudanças do ambiente; dar destinos aos produtos; controlar e coordenar as actividades dentro de cada um dos sub‐sistemas que a integram, face às perturbações ambientais e às incertezas dos diversos ambientes e recursos humanos.
O Sistema de Comunicação Institucional promove estratégias de comunicação/informação e de experiência enquanto elemento que se direcciona aos vários publicos‐alvo que o integram (interno e externo).
Essas estratégias pretendem fomentar a circulação da comunicação/informação, a compreensão, a coesão e a confrontação.
O Sistema de Comunicação Institucional integra 3 sub‐sistemas: o sub‐sistema intra‐institucional, o sub‐sistema inter‐institucional e o sub‐sistema transnacional.
Representando o sistema de comunicação institucional numa pirâmide, a base representa o subsistema intra‐institucional (comunicação interna), no meio é representado o sub‐sistema interinstitucional (sociedade ‐ mercados), e no topo encontramos o sub‐sistema transnacional (internacionalização ‐ globalização).
Para conhecer os publicos‐alvo que constituem e integram a instituição/organização é necessário: recensear (saber quem são), qualificar (estudar cada tipo de publico‐alvo) e hierarquizar (categorizar os diversos publicos‐alvo, por grau de dinamização de intervenção). E a missão da instituição/organização resulta dos processos co‐produzidos pelos publicos‐alvo internos que têm efeitos