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As Responsabilidades de um Chefe Administrativo

Os Chefes Administrativos são os responsáveis pela organização funcional de uma empresa (ou instituição), competindo-lhes estabelecer e controlar procedimentos administrativos e organizar circuitos de informação.

A existência de um Chefe Administrativo numa mesma organização é habitual nas grandes empresas, onde as maiores partes das empresas são de pequena ou média dimensão, a situação mais comum é a existência de um gestor administrativo-financeiro, ou seja, de um responsável por ambas as áreas. Assim sendo, compete a este Chefe um largo conjunto de tarefas, as quais variam consoante a dimensão da empresa e as responsabilidades delegadas pelos órgãos de direção.

Para o Chefe Administrativo, é de sua responsabilidade gerenciar toda a informação que entra, circula e sai da empresa. Esta forma de administrar é fundamental para o correto funcionamento da empresa, pois é através dela que os diversos departamentos da empresa conseguem coordenar e sincronizar as suas atividades e que os meios financeiros, humanos e materiais se tornam disponíveis.

A contratação de um novo trabalhador, por exemplo, implica uma série de normas e regras entre o departamento de recursos humanos (responsável pelo seu recrutamento e seleção), o departamento financeiro (que autoriza a sua contratação, com base no orçamento), o departamento jurídico (que redige o contrato individual de trabalho), os serviços de contabilidade (que disponibilizam as verbas para o pagamento de salários) e o departamento comercial (supondo que o novo trabalhador era um vendedor). Sem a existência de procedimentos administrativos, seria impossível à empresa, além de contratar novos trabalhadores, comprar e distribuir matérias-primas e máquinas, prestar serviços a clientes, gerir a correspondência recebida, pagar a fornecedores ou cumprir as obrigações fiscais, entre muitas outras atividades.

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