Layout

1. LEVANTAMENTO DA SITUAÇÃO ATUAL

A sala analisada neste estudo tem a seguinte disposição: um balcão que separa as mesas dos clientes, quatro mesas, sendo que três estão voltadas para o balcão e uma de frente para a parede entre os arquivos do lado esquerdo, no lado direito uma mesa com apenas um computador, que será utilizado por todos os colaboradores deste departamento. Essa disposição de móveis e o fato de terem apenas um computador dificultam um pouco o fluxo do trabalho, pois as mesas estão de forma desproporcional uma da outra o que pode gerar um desperdício de tempo ao levar um documento de uma mesa à outra ou para o arquivo, o uso do computador é outro problema, pelo fato de ter apenas um sempre vai gerar certa fila de espera, pois em dias de grande movimento no departamento alguém sempre vai ter que esperar a vez para poder usá-lo. E os clientes, estarão no balcão observando todo o processo e conseqüentemente suas falhas, o que gera insatisfação com a empresa. Não serão necessárias muitas mudanças neste setor uma vez que apenas os móveis estão mal posicionados e há uma carência de computadores, e o ambiente proporcionado aos clientes e colaboradores poderia se tornar mais receptivo e agradável. 2. FLUXO DO TRABALHO: O Protocolo é responsável de realizar a tramitação interna de processos, ofícios, memorandos, através de um sistema próprio e informatizado, sendo assim, explicaremos o fluxo diário deste departamento: Os requerentes entram no Protocolo e se deparam um com balcão, onde são devidamente atendidos pelos funcionários, orientados e informados como devem seguir, se a documentação que o requerente apresentar conter todas as informações que o IAP necessita para dar entrada em um processo administrativo, protocolamos o documento, onde ele irá seguir a tramitação burocrática e formal do escritório, assim que tal documento foi protocolado, ou seja, recebe uma identificação que é chamado de SPI (Sistema de