Gestão de documentos

Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial
Técnicas de Arquivo e Protocolo

Gestão de Documentos

Professor: Antonio
Componentes: Allison Kleber Avelino de Freitas
Antonio Luiz Pereira de Almeida
Antonio Luiz Pereira de Almeida Filho
Fernanda Cristina de Sousa Almeida
Lucas Emanuel da Silva Bevenuto

Mossoró
2013

Rotina de Arquivo
Adquirir Produto
Responsável: O setor de compras
Como: Fazer cotação de preço. Após escolha de fornecedor, encaminha pedido para o mesmo.
Recebimento: Conferir se a NF esta de acordo com o pedido (produto e preço).
Dar entrada no estoque com a NF.
Nota Fiscal de Produto Adquirido
Setor de compras protocola e repassa a NF para o setor financeiro, onde será inicialmente arquivada na pasta NF a Pagar, onde após ser paga será transferida para pasta NF Pagas. Após 30 dias será encaminhada para o contador.
Manual do Arquivo
Notas Fiscais
Antes de ser pagas: Arquiva na pasta notas fiscais a pagar, no Armário 2 onde as pastas estão em ordem alfabética.
Após ser paga: Arquiva na pasta notas fiscais pagas por fornecedor, no Armário 2 onde as pastas estão em ordem alfabética.
Após um ano: direcionar para o Arquivo Morto no armário de NF que estão separadas por data (mês e ano).
Após cinco anos: Descartar.
Quadro de Resumo
Contador
Setor financeiro

Setor de Compras

Pasta: Contas a Pagas por Fornecedor

Pasta: Contas a Pagar

Nota fiscal

Armário 2 Após 30 dias
Arquivo morto – Armário NF Após 1 ano

Expurgo Após 5 anos

Rotina de Microfilmagem
A microfilmagem e feita através de equipamento que funciona como scanner, e desta forma transforma papéis em documento digitais.
Os documentos a serem microfilmados devem ser avaliado: o conteúdo é relevante o suficiente para que não haja uma produção indevida, ou seja, uma produção sem fundamentos jurídico-administrativos que possam ser relacionada mais adiante com alguma ação de caráter institucional.
Verifica se o equipamento esta