Gestão de Documentos

Gestão de
Documentos e
Protocolo
Aluno

Conceito
Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Objetivos
• Agilizar o acesso aos arquivos e às informações;
• Promover a transparência das ações administrativas; • Garantir economia, eficiência e eficácia na administração pública ou privada;
• Agilizar o processo de resolução;
• Controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos;
• Racionalizar a produção dos documentos;

PROTOCOLO
Definição

 Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso;  Denominação atribuída ao
Próprio número de registro dado ao documento;

Processos/Atividades Documentais
• RECEBIMENTO: Atribui-se um Código de Referência de
Comprovação(recepção) documental.

• CLASSIFICAÇÃO: Classificamos de acordo com seu assunto, que pode ser de caráter ostensivo(todos tem acesso), sigiloso(tem certo grau de restrição à informação nele contida), Particular.
SIGILOSO

RESPONSÁVEL

PARTICULAR
OSTENSIVO

TABELA DE
TEMPORALIDADE/TEORIA
DAS TRÊS IDADES

• REGISTRO: Atribui-se um cadastro ao documento, o mesmo pode ser feito manual ou automatizado.

• MOVIMENTAÇÃO: Ela acontece por duas maneiras diferentes: DISTRIBUIÇÃO
Quando acontece dentro da Organização.

EXPEDIÇÃO
Acontece quando a
Tramitação é externa à
Instituição; Documento de ambiente externo.

CONCLUSÃO
Diante do quadro exposto, fica mais fácil entender porque as grandes instituições optam por um sistema de protocolo. Independente do tamanho da instituição, a ideia da implantação de um sistema de protocolo é válida, desde que atenda às necessidades para que foi criado. Para que surta efeito é necessário a