Gestão de Arquivos

3o

O que é gestão de documentos?
Johanna W. Smit

para simplificar

• Administração
• Organização
• Controle

de documentos

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1 para o que serve? 5 Na USP, quem faz a gestão? 4 quem faz a gestão? 2 porque tudo isto é importante? 3 como a gestão é feita? 3

1 para o que serve? • Para organizar os documentos
• Para encontrar os documentos

• Para ter controle sobre os documentos
• Para saber onde estão os documentos
• Para saber quando posso eliminar os documentos
• Para saber quais documentos podem ter seu acesso disponibilizado e quais documentos não podem (restrição de acesso)
• Para identificar os documentos de guarda permanente (= históricos) e cuidar bem deles

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2 porque tudo isto é importante? Porque os documentos são o motor da administração pública, sem documentos nada acontece, nada se prova (realização de atividades, cumprimento de deveres, aquisição de direitos)

Porque existe legislação federal e estadual que obriga a administração pública a fazer uma boa gestão de documentos
Porque com a Lei de Acesso à Informação o cidadão ficou mais consciente de seus direitos em relação à informação que a administração pública (USP) deve fornecer à sociedade, já que sustentada por ela
Porque é importante ter clareza de quais informações não podem ser fornecidas para não prejudicar pessoas
Para não naufragar ou se afogar num mar de documentos e não encontrar mais nada, e, portanto, nada mais fazer sentido
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e também PORQUE A HISTÓRIA DA USP É
PRESERVADA ATRAVÉS DOS DOCUMENTOS

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3 como a gestão é feita?
Adotando regras comuns
Na identificação dos documentos  procedimentos PROTEOS + Plano de
Classificação
No controle do trâmite dos documentos  procedimentos PROTEOS + despachos Na eliminação de documentos de acordo com a legislação em vigor  aplicação da Tabela de Temporalidade dos Documentos + passos para eliminação dos documentos
Na guarda de documentos, com