Gestão de documentos

Páginas: 7 (1749 palavras) Publicado: 4 de dezembro de 2014
INTRODUÇÃO

Gestão de documentos, considerando a legislação federal, “a gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Um programa de gestão de documentos permite asimplificação e racionalização dos procedimentos, análise do fluxo documental nas fases corrente e intermediária, proporcionando agilidade no acesso às informações e na tomada de decisões, maior qualidade e produtividade do serviço, como também o planejamento, o controle e a transparências nas ações. Portanto, os procedimentos e operações técnicas ou “rotinas” garantem o controle de todos os documentos emqualquer idade, da produção até a destinação final, visando à racionalização e eficiência administrativa, como também à preservação do patrimônio documental.






















DESENVOLVIMENTO
A gestão de documentos é definida pela Lei nº. 8.159, como o “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação uso, avaliação e arquivamento em fasecorrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Nesse sentido, o gerenciamento de documentos veio contribuir para as funções arquivistas sob diversos aspectos:
- ao garantir que as políticas e atividades fossem documentadas adequadamente;
- ao garantir que menor número de documentos inúteis e transitórios fosse reunido a documentos de valorpermanente;
- ao garantir a melhor organização desses documentos, caso atingissem a fase permanente;
- ao inibir a eliminação de documentos de valor permanente;
- ao garantir a definição de forma criteriosa da parcela de documentos que constituíssem o patrimônio arquivístico.
O termo gestão está relacionado à administração, ao ato de gerenciar. Isso significa que é preciso ir além do ato deregistro da informação em um suporte físico ou eletrônico. O planejamento, a organização, a coordenação, o controle fazem parte da gestão de documentos.
ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS
Atualmente trabalha-se com as ideias de que arquivo é uma técnica que compete à organização dos documentos de pessoa física ou jurídica, onde constam registros das atividades ocorridas em decorrência da existência de umaorganização em cumprimento dos objetivos, conservados para consultas futuras e para maior agilidade e eficácia do processo decisório (MEDEIROS; HERNANDES, 1995).
A informação é vital para as organizações, sendo considerada por muitos como o principal ativo, merecendo, portanto, ser tratada como um recurso tão importante quanto os recursos humanos, materiais ou financeiros. As organizaçõesnecessitam reconhecer a informação como recurso fundamental e formular uma política institucional para a mesma, visando que o seu acesso seja fácil e imediato a todos quantos dela necessitarem, a fim de dar aos tomadores de decisão o suporte necessário, para que eles possam tomar decisões certas e adequadas e assegurar transparência aos atos administrativos (SHELLENBERG, 2006).
Considerar aimportância dos arquivos nas organizações passa, necessariamente, pela reflexão e compreensão do que eles significam. A função primária de um arquivo é guardar a documentação, preservando a originalidade de criação dessa documentação e fornecer aos interessados as informações contidas em seu acervo (PAES, 2004). Por outro lado, a produção de documentos, a burocratização do seu tratamento, o uso massivo detecnologias de reprodução e o crescente interesse na preservação da memória, levam empresas a aumentarem repentinamente suas massas documentais. Diante de grande massa documental, a alternativa é iniciar a organização com base nos ciclos vitais dos documentos, a saber: corrente, intermediário e permanente. Paes (2004) explica que a fase corrente corresponde a primeira idade dos documentos,...
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