Gestão da informação

Páginas: 14 (3283 palavras) Publicado: 5 de abril de 2011
Por .Euclides Daniel Cumbe- concluído em 20 de Fevereiro de 2010
ARQUIVOS, GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÃO

RESUMO
A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de uma
empresa pública ou privada. Para tomar decisões, recuperar a informação e preservar a memória institucional é preciso estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização e preservaçãodos arquivos. Este artigo aborda os principais aspectos, teóricos e práticos, que devem ser levados em consideração na implantação da gestão de documentos e os desafios que as instituições moçambicanas, públicas ou privadas, ainda precisam enfrentar para gerir e preservar seus acervos documentais.

PALAVRAS-CHAVE: Arquivo. Gestão de documentos. Preservação de documentos.
Informação.

1INTRODUÇÃO
Informação e documento são termos polissémicos tão amplamente usados pelos mais
diferentes segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigação indicar em que sentido esses termos estão sendo empregados, ainda que pareça óbvio o seu uso na área de arquivos. Informação é um termo de difícil definição porque permeia toda a estrutura social. tudo o que vemos, fazemos, inventamos,construímos, vestimos, falamos, escrevemos, desenhamos é informação. Usaremos aqui, portanto, uma definição abrangente, porém menos ampla quanto dizermos que informação é tudo, ou seja, segundo Porat citado por Castells, informação são todos os dados que são organizados e comunicados1.
Documento é um termo também polissémico, posto que se pode considerar documento
qualquer suporte que registeinformações. São documentos as camadas da terra escavadas pelos geólogos, os vestígios materiais de civilizações desaparecidas investigados pelos arqueólogos, os registos orais de grupos humanos estudados pelos antropólogos e sociólogos ou a correspondência, mapas, contratos privados ou públicos que são pesquisadas pelos
historiadores. “Tudo é história” anunciariam provocativamente os historiadoresfranceses da
1 PORAT, Marc. The information Economy: definition and measurement. Washington, D.C.: US Department
of Commerce, Office Telecommunications, 1977. p.12.
Novell Historie do século 20, em contraposição à história tradicional, factual e política,
baseada nos grandes feitos de grandes homens, para a qual os únicos registos válidos eram os
documentos oficiais. Mas, a partir do momentoem que se fortalece a ideia de que tudo é
história, todos os registos, vestígios, marcas deixadas pela humanidade servem para orientar,
provar, comprovar, informar, reflectir sobre determinada coisa ou fato.
Tal abrangência de características físicas e simbólicas dos documentos, alguns
mantidos no seu próprio local de produção (como as montanhas, solos e edificações), outros
reunidos emambientes diversos do lugar onde foram produzidos como os museus, bibliotecas
e arquivos, levou à construção de referenciais teóricos e práticos de organização e
preservação.
Os documentos considerados documentos de arquivo, embora possam variar na forma
como se apresentam, ou tecnicamente falando, no suporte em que a informação está
registada, apresentam algumas características que os diferem deoutros documentos que
podem conter informações de valor científico, histórico e cultural.
Em primeiro lugar são documentos produzidos e/ ou acumulados organicamente no
decorrer das actividades de uma pessoa, família, instituição pública ou privada. Ou seja, os
documentos são criados uns após os outros, em decorrência das necessidades sociais e legais
da sociedade e do próprio desenvolvimentoda vida pessoal ou institucional. No caso da
documentação privada, um cidadão não terá uma carteira de identidade sem antes ter obtido
uma certidão de nascimento ou, no caso de uma empresa privada, realizar um contrato de prestação de serviços sem antes ter registado sua firma num cartório.
É importante ressaltar a questão da organicidade dos documentos de arquivos porque
isto significa que...
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