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Como fazer uma checklist de um evento de sucesso
Uma checklist completa do que precisa fazer antes, durante e depois de um evento faz toda a diferença.
Pensando nisso seguem algumas dicas com itens primordiais para organizar um evento com sucesso.
Para começar, a sua checklist deve conter:
- Local, período de duração do evento, horários e prazos;
- Ambientes;
- Actividades a serem desenvolvidas;
- Perfil do público participante;
- Colaboradores e respectivas funções;
- Materiais a serem utilizados nos ambientes (montagem, decoração, etc.).

Cada item deve estar bem detalhado de acordo com o perfil do seu evento. Não deixe nada de fora da checklist, pois é ela quem vai garantir que todas as etapas da produção sejam cumpridas. Aliás, cabe-lhe a si lembrar-se de marcar o que já foi feito, para com o tempo entender o que ainda falta e, assim, poder-se programar melhor.

Na sequência, deve dividir a sua checklist em áreas, que precisam conter:

Actividades Gerais:
- Dimensionamento do evento;
Estudo para determinação da sede – já listando as opções de local e até mesmo os prós e contras de cada uma, para facilitar a decisão.
- Cronograma de actividades antes do evento, no dia do evento e após o evento;
- Listagem de participantes / convidados;
- Cronograma de divulgação – Como e onde irá comunicar o evento para atrair o público; preparação dos materiais de divulgação (programa, material de apoio, anúncios, ambiente do evento, etc.);
- Produção de materiais de apoio com vídeo de abertura (institucional ou publicitário, dependendo do objectivo do evento), apresentação padronizada para a explanação dos assuntos, materiais gráficos, para imprensa e para participantes (kit do participante).
- Hotel, serviços de apoio (como transfers entre sede do evento e hotel) e turístico (como fornecimento de mapas da região onde o evento acontecerá;
- Programação visual – sinalização do evento.

Recursos Humanos:
- Coordenadores de área;
- Recepcionistas;
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