Etapas de um evento

Etapas de um evento: o que ocorre em cada uma delas, de um modo geral?

Seja qual for o tipo de evento que organizamos, existem três grandes etapas que são bastante distintas em termos de gerência do tempo, quantidade de recursos necessários e ações que devemos realizar.

Pré-evento: vai desde o momento em que começamos a levar a cabo a primeira ideia que tínhamos, tendo início com o planejamento, que é essencial em qualquer tipo de evento. O estágio termina quando passamos ao local escolhido para o evento e começamos a prepará-lo.

As atividades fundamentais durante essa etapa estão ligadas ao estabelecimento de objetivos e posterior realização de cada um deles, levando em conta que, para levar adiante algumas das atividades, será necessário finalizar outras.

Uma atividade fundamental em nosso evento é a promoção e divulgação, já que isso nos permitirá conseguir participantes e mensurar o grau de interesse do público potencial.

Além disso, nos ocuparemos da temática e do programa com a agenda de atividades que serão realizadas nos dias de evento.

Uma relação de possíveis locais e sedes para o evento, para que se possa escolher aquela que se adapte melhor a nossas necessidades também é fundamental nessa etapa.

É o momento de apresentar nosso futuro evento aos patrocinadores e apoiadores, que auxiliarão no financiamento, entre outras ações, em nosso evento.

A busca e seleção de fornecedores também é realizada nessa etapa. À medida que vamos nos aproximando das datas críticas (as quais estabelecemos no planejamento: ou da data do evento, é necessária uma maior quantidade de recursos, já que as atividades a ser realizadas ou controladas vão se intensificando.

Durante o evento: Essa etapa começa quando se move a organização para o local do evento e tem início a montagem das instalações temporárias do mesmo.

Essa etapa é a mais intensa, e a que requer maior nível de coordenação e supervisão, já que nesse momento tudo tem de estar