direito

A estrutura funcional dos cartórios estudados é relativamente comum. O diretor é o grande responsável pela gestão do cartório e o juiz é uma figura distante nesse aspecto. O oficial maior, um escrevente-chefe que responde pelo cartório na ausência do diretor, pode assessorar o diretor na gestão do cartório ou se limitar à chefia dos escreventes. Os escreventes-chefe exercem tarefas burocráticas de controle de um grupo de escreventes e também processam feitos (serviço em atraso dos escreventes e minutas de decisões para o juiz assinar). Os escreventes são os grandes processadores dos feitos: cumprem as rotinas necessárias, como as juntadas, conclusões, datilografia, publicações, etc. e se dividem por numeração final. Os auxiliares e estagiários geralmente atendem o balcão – tarefa considerada desagradável por quase todos os funcionários -, cuidam do leva-e-traz de documentos e processos, enviam e recebem ofícios, documentos e correspondências e, em alguns casos, realizam a rotina de publicação. Os cartórios judiciais não dispõem de administração profissional e não utilizam ferramental técnico apurado para planejar, organizar, controlar, dirigir e coordenar os recursos humanos, financeiros, materiais e tecnológicos com base científica. Isso pode ser apontado como responsável, dentre outras disfunções, por filas, tempos de ciclos extensos e indesejados, controles em duplicidade, falta de informação ou informação sem credibilidade, estresse e falta de realização profissional dos recursos humanos. Geralmente, os cartórios adotam ações pontuais visando reduzir o volume de trabalho de uma determinada rotina, no formato de mutirão. Essas medidas, contudo, são paliativas e de baixa efetividade. A gestão dos cartórios (pelo Tribunal ou pelo diretor) não está baseada em relatórios de gestão ou índices de resultados. Não há contrato de manutenção preventiva dos equipamentos. Também não há um manual de operações (eletrônico ou