Defição de uma ata

A ata é um relato resumido do que foi discutido durante uma reunião, sessão, convenção ou assembléia normalmente redigido por uma secretária efetiva.
Algumas empresas consideram a ata um documento oficial e extremamente formal, sendo assinada por todos os integrantes e registrada em cartório. Vale-se deste aspecto assuntos como: alteração contratual de empresas, alteração na diretoria da empresa, aumento de capital, compra e venda de bens, entre outros assuntos.

Já para as empresas que abordam assuntos que não requerem a formalidade e a oficialidade de uma ata, realiza-se uma espécie de súmula, na qual serão registrados somente a data, local, horário, assuntos abordados e resoluções tomadas em uma reunião departamental e posteriormente serão entregues ao RH.
Para realização de uma ata, deve-se listar os principais tópicos:
• O assunto principal;
• O motivo da reunião;
• O nome das pessoas que intervieram na reunião;
• Os assuntos abordados (os assuntos essenciais);
• As decisões;
• As conclusões;
• O nome dos participantes.
A ata formal possui cinco partes:
1. Abertura (indica a data, horário, local e o nome da entidade que está reunida).
2. Legalidade (declaração de legalidade da reunião por existir quórum, conforme os estatutos. Não havendo quórum, a reunião não poderá ser realizada, mas a ata deverá ser lavrada para que o fato fique registrado).
3. Expediente (registro informativo no qual constam os nomes dos presentes e as ausências justificadas, além de avisos e outros assuntos).
4. Ordem do dia (parte central do texto, corresponde ao registro das discussões e decisões ocorridas durante uma reunião, devendo ser narrados em ordem cronológica e também registrados os quesitos, a forma de votação e o resultado).
5. Encerramento e desfecho (quando todos o acontecimentos foram registrados).
Modelo de Ata de Assembléia extraordinária
ATA DE ASSEMBLÉIA GERAL EXTRAORDINÁRIA (modelo)

Aos _______ dias do mês de