Correspõndencias oficiais

Ata

A ata é um documento no qual deve constar um resumo por escrito, detalhando os fatos e as soluções a que chegaram as pessoas convocadas a participar de uma assembleia, sessão ou reunião. A expressão correta para a redação de uma ata é "lavrar a ata". Uma das principais funções da ata é historiar, traçar um painel cronológico da vida de uma empresa, associação ou instituição. Serve como documento para consulta posterior, tendo em alguns casos caráter obrigatório pela legislação.
Por tratar-se de um documento formal, a ata deve seguir algumas normas específicas de formatação:
Devido a ter como requisito não permitir que haja qualquer modificação posterior, o seu formato renuncia a quebras de linha eletivas, espaçamentos verticais e paragrafação, ocupando virtualmente todo o espaço disponível na página;
Números, valores, datas e outras expressões são sempre representados por extenso;
Sem emprego de abreviaturas ou siglas;
Sem emendas, rasuras ou uso de corretivo (quando a ata estiver sendo manuscrita e for necessária alguma correção, usar a expressão "digo" seguida do texto correto);
Todos os verbos descritivos de ações da reunião usados no pretérito perfeito do indicativo (disse, declarou, decidiu…).

A estrutura básica para uma ata pode ser esta:
Título da reunião;
Cidade, dia, mês, ano, das h:min até h:min;
Local da reunião;
Introdução (Relatar sobre o título da reunião, local, data, hora e participantes);
Participantes da reunião (Nome completo do participante e especificar de qual instituição ele é);
Agenda (Relatar sobre a pauta da reunião, os temas a serem tratados e os respectivos responsáveis de cada tema);
Desenvolvimento (Descrever sobre os temas principais citados na reunião);
Conclusões (Descrever sobre as conclusões atingidas ao final da reunião e suas respectivas decisões); Recomendações (Descrever recomendações e observações feitas no decorrer da reunião); Distribuição (Relatar o nome de quem a ata será enviada).