Como organizar a agenda de uma reunião

Como organizar a agenda de reuniões
Encontros marcados com antecedência ajudam a criar uma rotina com a equipe e realizar conversas mais produtivas
A sua rotina, diretor - aposto -, é recheada de reuniões. Como líder da escola, você tem sempre o que discutir com a coordenação pedagógica, a equipe docente, os funcionários, os pais, o Conselho de Escola e a Secretaria de Educação, certo? Quem não faz um cronograma, estabelecendo de antemão a regularidade dos encontros, vez ou outra se perde em meio a tantos compromissos. De fato, sem esse planejamento, o gestor acaba dispersando a atenção que precisa dedicar a cada segmento da escola e fica refém de conversas marcadas em cima da hora e sem pauta definida. "Há a falsa ideia de que a reunião não é um tempo bem aproveitado. Ao contrário: se bem conduzida, reforça o espírito de equipe, coloca o grupo no centro das decisões e contribui para a formação dos profissionais", defende Mauro Augusto del Pino, diretor da Faculdade de Educação da Universidade Federal de Pelotas.

A organização do cronograma da equipe gestora geralmente começa com o calendário enviado pela rede de ensino, responsável por marcar as datas do início e do fim do ano letivo, os compromissos com a própria Secretaria de Educação, os momentos de formação coletiva e dos períodos de avaliação. A rede também pode sugerir datas para a realização dos conselhos de classe e de escola e reuniões de pais ou solicitar que as unidades encaminhem essa programação para que ela seja submetida a aprovação.

No entanto, os encontros envolvendo as pessoas que trabalham na escola são sempre de responsabilidade do gestor. Cabe a ele agendá-los com antecedência e decidir com que periodicidade serão realizados. Se a instituição tiver muitos alunos - e, proporcionalmente, muitos funcionários -, provavelmente será preciso diálogos mais frequentes. Não há regras estabelecidas para a organização desse cronograma, porém existem referências, com base em boas experiências,