como organizar arquivos

4. Como organizar o arquivo administrativo

Como organizar o Arquivo
Questões prévias

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4. Como organizar o arquivo administrativo

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• A organização do arquivo administrativo exige a equação de várias questões prévias das quais se destacam:
– Consciência das necessidades.
– Reunião de trabalho.
– Quando começar a organização?
– Documentação mínima necessária.

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• Quanto à consciência das necessidades há que abordar:
– Necessidades presentes e perspetivas futuras.
• Exige elaboração de bom plano de trabalho
• Exige conhecimento de técnicas de organização

– Particularidade dos serviços.
– Razão da necessidade de (re)organização.
• Razões habituais
• Razões técnicas

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• A necessidade de (re)organizar o arquivo administrativo tem duas ordens de razões:
– Razões habituais:
• Falta de espaço
• Impossibilidade de encontrar documentos
• Mudança de responsáveis ou funcionários

– Razões técnicas:
• Acessibilidade à informação / apoio à decisão
• Conservação e eliminação
• Preservação da memória institucional

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• A organização deve ser iniciada com uma reunião de trabalho com responsáveis e funcionários dos serviços e com quem coordena a organização, tendo em vista obter: – Uma análise do problema.
– Uma fixação de objectivos.
– Um consenso.

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• Na análise do problema analisam-se quais as disfunções existentes no arquivo, sendo as mais comuns:
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Acumulação de documentos
Mudanças na composição do quadro de pessoal
Alteração de dependência hierárquica de tarefas atribuídas
Indefinição de tarefas atribuídas a cada posto de trabalho
Diferentes critérios de arquivo entre os funcionários
Falta de uniformização dos circuitos dos documentos
Inexistência de um arquivo geral e