Arquivos Modernos princípios e técnicas

UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE
INSTITUTO DE ARTES E COMUNICAÇÃO SOCIAL
NITERÓI, 30 DE ABRIL DE 2010.
DISCIPLINA: GESTÃO DE DOCUMENTOS
PROF.ª.: MARGARETH
ALUNA: THAÍS SANTOS DE ARAÚJO

SCHELLENBRG, Theodore Roosevelt. Arquivos Modernos princípios e técnicas.

Todos os outros programas que visem ao controle de documentos dependem da classificação. Assim, os documentos devem ser arranjados em função do uso que tem em determinadas unidades administrativas de um órgão. Na avaliação de documentos públicos, o primeiro fator a ser levado em consideração é o testemunho ou prova que contém da organização e da função. Existem três elementos principais a serem considerados na classificação de documentos públicos que são a ação que os documentos se referem; a estrutura do órgão que os produz e o assunto dos documentos. Desta forma, os métodos de classificação dividem-se em funcional, organizacional e por assuntos.
Somente em casos excepcionais os documentos públicos devem ser classificados em relação ao assunto que se originam, esses casos podem ser matérias de pesquisa, de referência e similares. Quanto a classificação em relação à organização podem ser fisicamente separados em várias seções de um órgão, isto é, podem ser descentralizados.
Os documentos públicos, geralmente devem ser classificados em relação à função uma vez que resultam de uma função, são usados em relação à função.
O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um órgão em duas séries, uma constituída de papéis expedidos e outra de recebidos. No serviço de registro protocolavam-se os documentos na ordem em que se acumulam. Atribuem-se números consecutivos que são a chave para o controle dos documentos em ambas as séries e constituem um meio de referência para o nome dos documentos. Os sistemas sofreram grandes evoluções na Alemanha, Inglaterra, Austrália.
A maioria das características do sistema vem da composição física das unidades de arquivamento e dos métodos de