Arquivologia

Conceitos fundamentais de arquivologia.
Arquivo: é o conjunto organizado de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa ou instituição ao longo de suas atividades.
Função: é organizar os documentos, permitindo sua consulta rápida e eficiente, quando necessário.
1º finalidade: servir à instituição (administração);
2º finalidade: servir de base para a história.
Conceitos
Documento: informação registrada em qualquer tipo e suporte.
Informação: é a noção, idéia, conhecimento ou mensagem contida num documento.
Ex: livro, relatório, certidão, memorando, CD musical...
Comunicação: é o ato ou efeito de transmitir, fisicamente, de um ponto a outro, a informação contida num documento ou num conjunto de documentos.
Suporte: meio físico utilizado para registrar a informação.
Ex: papel, DVD, CD, VHS, Pendrive...
Acervo: conjunto de documentos do arquivo.
2 O gerenciamento da informação e a gestão de documentos:
Diagnóstico;
Avaliação de Documentos.
Arquivos Correntes, Intermediário e Permanentes;
Protocolo;
Diagnósticos:
É a análise dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituição, de forma a identificar as falhas ou lacunas existentes, permitindo a adoção de medidas que visem aumentar a eficiência do mesmo. Proporciona informações sobre instalações físicas, condições ambientais, recursos humanos, tipo de acondicionamento, volume documental, controle de empréstimos...
AVALIAÇÃO
É a definição dos prazos de guarda e da destinação dos documentos. A avaliação é feita com base nos valores dos documentos (administrativo e histórico). É feita por uma comissão e resulta na tabela de temporalidade da instituição.
Vantagem da Avaliação de Documentos:
-Ganho de espaço físico;
-Economia de recursos humanos e materiais;
-Facilita a recuperação de informações.
VALORES DOS DOCUMENTOS
Administrativos (primário): é o valor que o documento apresenta para o funcionamento de atividades realizadas na instituição. Todo documento nasce com esse