ANÁLISE DO PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS ESTADUAL COM BASE NO CONCEITO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DE JAMES B. RHOADS

UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE
IACS – INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL
GCI - DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO

GESTÃO DE DOCUMETOS II
RAQUEL LUISE PRET COELHO
ALUNA: RAÍZA NUNES

REFERÊNCIAS:
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, Manual de Gestão de Documentos. Rio de Janeiro, 2012. 108p. Disponível em: Acesso em: 10 out. 2013.
RHOADS, James, B. La función de la gestión de documentos y archivos en los sistemas nacionales de información: un estudio del R A M P / Programa General de Información y UNISIST y UNESCO - Paris, 1983. - 54 p. Disponível em: Acesso em: 10 out. 2013.

ANÁLISE DO PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS ESTADUAL COM BASE NO CONCEITO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DE JAMES B. RHOADS

INTRODUÇÃO
Este trabalho tem por objetivo analisar o Programa de Gestão de Documentos desenvolvido pelo Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro em parceria com a Casa Civil, o qual vem sendo aplicado dentro da própria instituição e nos demais órgãos do governo estadual desde 2009, tendo como referência o modelo de gestão de documentos do conceituado arquivista americano James Berton Rhoads.

A GESTÃO DE DOCUMENTOS DE RHOADS: FASES E NÍVEIS DE APLICAÇÃO
De acordo com James Rhoads, as três fases básicas da gestão de documentos consistem em 1) Elaboração; 2) Uso e Manutenção e 3) Eliminação dos Documentos, e o seu cumprimento é essencial para a efetividade de um programa de gestão de documentos.
A saber, a fase de Elaboração, segundo Rhoads, consiste na execução das seguintes atividades: gestão de formulários, gestão de correspondências, gestão de informes, controle documental, controle da reprografia ou cópia e elaboração de sistemas de gestão que auxiliem na otimização do tempo e do uso dos documentos. O objetivo desta fase vale ressaltar, é evitar a produção de documentos não essenciais, controlando assim, o crescimento da massa documental e impedindo que esta seja cumulada, ampliar o acesso aos documentos que são essenciais