Organiza~ção de arquvivo

ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO DA ESCOLA

Segundo o Manual de Secretário (Pantone pg 20) “o arquivo escolar é o conjunto de papeis que documentam e comprovam o registro dos fatos relativos a vida escolar do aluno e da instituição de ensino. O secretário escolar é responsável pelo arquivo, devendo organizá-lo de forma que possa ser consultado com facilidade. Conforme Regimento Escolar Interno, a secretaria escolar é o setor responsável pela escrituração, arquivo, fichário e correspondência do estabelecimento e será dirigida por um(a) secretário(a) habilitado(a) legalmente. E uma das sua atribuições é manter em ordem e atualizado o serviço de escrituração, registro escolar e arquivos ativo e inativo. Art 33, inciso II. No mesmo art 33, inciso IV atribui ao secretário manter atualizados as pastas e registro individual dos alunos, quanto a documentação exigida e a permanente compilação e armazenamento dos dados alunos. No inciso V, compete também ao secretário evitar o manuseio, por pessoas estranha ao serviço, bem como a retirada do âmbito do estabelecimento, de pasta, livros, diários de classe e registros de qualquer natureza, salvo quando oficialmente requeridos por órgãos autorizados. Com base nesses estudos e na necessidade que atualmente se percebe, é urgente que se faça a organização do arquivo do Logos, visto que a escola vem apresentando um elevado crescimento nos últimos anos. E com o crescimento, conseqüentemente o volume de pastas e documentos também aumentam, elevando com isso o serviço nos arquivos.
A ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO ATIVO: DEVERÁ ACONTECER EM QUATRO ETAPAS:

I.. ETAPA: Organização do ambiente
1. Mudar os móveis para a parte da frente da sala, proporcionando ambiente adequado e limpo para a segurança dos documentos arquivados;
2. Retira todas as pastas e limpar os móveis;
3. Colocar um computador com sistema para facilitar o arquivamento dos documentos;
II. ETAPA: Organização das pastas
1. Remanejar as pastas dos alunos que não