A arte de delegar

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  • Publicado : 20 de março de 2012
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A Arte de Delegar

Todos sabem algo sobre delegação. Alguns de nós já ouviu sobre isso de berço: "você pode ficar assistindo a tevê...o bebê tem que tomar a mamadeira às...se ocorrer isso, faça aquilo...em caso de problema, ligue para..."; autores têm escrito sobre esse assunto há mais de 500 anos; no entanto, poucos realmente praticam corretamente a arte de delegar.
A delegação é ofundamento de um estilo de administração que permite que seu pessoal use e desenvolva suas habilidades e conhecimentos até o pleno potencial. Sem delegação, você desperdiça recursos humanos.
Delegação é, fundamentalmente, confiar sua autoridade a outros. Isto significa que eles podem agir e tomar iniciativas independentes; e que eles assumem responsabilidade com você na realização das tarefas. Se algo dáerrado, você também é responsável uma vez que você é o gerente; o truque é delegar de tal modo que coisas sejam feitas, mas não dêem errado.
Objetivo ao delegar

O objetivo primário da delegação é conseguir que o trabalho seja feito por outra pessoa. Não apenas tarefas simples como ler instruções e girar uma alavanca, mas também tomada de decisão e mudanças que dependem de novas informações.Com delegação, seu pessoal tem a autoridade para reagir a situações sem ter que consultá-lo a todo instante. Veja esse exemplo bem simples:
Se você disser ao zelador para esvaziar as caixas nas terças e sextas-feiras, as caixas serão esvaziadas nas terças e sextas-feiras. Se as caixas ficarem cheias na quarta, elas serão esvaziadas somente na sexta-feira. Se ao invés disso, você disser paraesvaziar as caixas quando for necessário, o zelador ficaria livre para decidir com a freqüência disso e se adaptaria a circunstâncias especiais. Você pode sugerir um horário regular (ensine ao zelador um pouco de administração de tempo), mas ao deixar a decisão com o zelador você o estará estimulando a raciocinar e a aplicar seu próprio conhecimento local sobre o assunto. Considere francamente: Vocêquer ser um expert em esvaziar caixas? Você pode escrever uma folha de instrução para cobrir todas as situações possíveis? Não seria melhor delegar isso a alguém?
Para habilitar outra pessoa para fazer o trabalho para você, você deve assegurar isto:
• ela sabe o que você quer.
• ela tem a autoridade para fazer isso.
• ela sabe como fazer isso.
Esses três fatores dependem de se comunicarclaramente a natureza da tarefa, a extensão de sua descrição, e as fontes de informações e conhecimento relevantes.
Informações

Esse sistema pode funcionar corretamente se os tomadores de decisão tenham acesso completo e rápido às informações relevantes. Isto significa que você deve implementar um sistema para habilitar o fluxo de informações. Este deve pelo menos incluir a troca regular deinformações entre seu pessoal de forma que cada um esteja ciente do que os outros estão fazendo. Deve incluir também resumos de informações que você recebeu em seu papel como gerente e que são essenciais para o bom andamento das atividades da equipe; se você precisar saber de uma informação para fazer seu trabalho, seu pessoal precisará saber também se eles estiverem de fazer o trabalho que vocêdelegar (na verdade eles estão fazendo o seu trabalho).

Um dos principais argumentos a favor da distribuição de informações via computador é que ele facilita a disseminação rápida de tais informações. Alguns estudiosos chegam a sugerir que tais sistemas levarão a mudanças na forma de compartilhamento de informações corporativas: que a mão-de-obra com a informação se rebelará, assumirá o controle eintroduzirá inovações espontaneamente. Você pode não acreditar nessa visão, mas deveria entender a premissa:
• Se um gerente restringe acesso a informações, então só ele pode tomar decisões que se baseiam nessas informações; uma vez esse acesso é aberto para muitos outros, eles podem muito podem tomar decisões - e questionar as decisões do gerente com base em critérios adicionais.
• O...
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