Workflow

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GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DA INFORMAÇÃO: FERRAMENTA PARA A GERÊNCIA EFICIENTE DOS PROCESSOS DE TRABALHO .

Marcos Vinícius Mendonça Andrade1 ndcmarc@vm.uff.br

Universidade Federal Fluminense Núcleo de Documentação Biblioteca da Escola de Arquitetura e Urbanismo Rua Passo da Pátria, 156 – Casarão – São Domingos Niterói – RJ – Brasil – bau@ndc.uff.br

RESUMO Apresenta o GerenciamentoEletrônico de Documentos – GED como ferramenta para obtenção de informações de forma rápida, consistente e precisa, dentro das organizações, quer sejam privadas ou governamentais. Enfatiza que além de ser uma ferramenta para redução de espaço físico e acesso simultâneo a documentos, o GED tem como principal foco a agilidade na obtenção de informações, auxiliando na tomada de decisões. Mostra as principaisferramentas para a implantação e consolidação do GED, com ênfase no Workflow – uma tecnologia que permite gerenciar de forma pró-ativa qualquer processo de negócio das empresas garantindo o acompanhamento constante de todas as atividades e um aumento de produtividade com objetividade e segurança. Destaca as características básicas de um Sistema de GED dentro das organizações.

1Bibliotecário-Documentalista, Núcleo de Documentação da Universidade Federal Fluminense, Especialista em Administração e Sistemas de Informações, Mestrando em Sistemas de Gestão pela Universidade Federal Fluminense.

INTRODUÇÃO – Qual a vantagem de gerenciar documentos eletronicamente? Praticamente todas as grandes organizações brasileiras já possuem no mínimo um sistema de Gerenciamento Eletrônico deDocumentos – GED e estão expandindo suas aplicações. Naturalmente a primeira aplicação depende da organização, por exemplo, nos bancos, normalmente é a concessão de crédito ou no gerenciamento dos extratos de conta-corrente; nas indústrias, documentação técnica e/ou normas para certificação ISO 9000, no setor público, recursos humanos, processos em tribunais e mais recentemente a aplicação deprontuários dos pacientes do Sistema Único de Saúde – SUS. Mas é importante ainda ressaltar que existe um potencial inexplorado na maior parte dos sistemas. A implantação de um sistema eletrônico de informações oferece oportunidades para a organização agregar valor a seus bens e produtos, possibilitando vantagens competitivas. É necessário identificar as oportunidades de aplicação de tecnologia dentro daorganização, estudar como as informações fluem e como podem ser usadas para atingir essas oportunidades, avaliar produtos e fornecedores, fazendo-os trabalhar para a organização - a empresa não deve, por princípio, mudar seus procedimentos para se adequar ao produto do fornecedor - preparar e implementar um plano, incluindo riscos e benefícios, que ajudarão a empresa atingir seus objetivosestratégicos. As tecnologias de GED estão servindo de alicerce para novos conceitos. Para tanto é condição sine qua non que estejam consolidadas. Hoje, pode-se afirmar que as tecnologias de GED estão maduras e algumas destas soluções já têm mais de 10 anos e, continuam a amadurecer lentamente, pois acompanham a evolução das plataformas de hardware e software. Pensa-se que soluções para adoção do GED custamaltíssimo, entretanto, com a migração das plataformas cada vez mais abertas, os custos dos sistemas caíram sensivelmente, sem contar que a própria movimentação da indústria faz com que os custos de hardware e software caiam ano após ano.

1. A GERÊNCIA DE DOCUMENTOS Segundo Frank Gilbane, presidente da Publishing Technology Management e editor de The Gilbane Report on Open Information andDocument Systems, pelo menos 80 por cento das informações eletrônicas corporativas encontram-se na forma de documentos, em oposição aos registros estruturados de bancos de dados (REIN,1994). Esta afirmação baseia-se no fato de que quase a totalidade dos usuários empresariais de computadores empregam software de processamento de textos em seus equipamentos. O gerenciamento de documentos adquire...
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