triagem

Técnicas Organizacionais – Profª Patrícia

Técnicas de triagem, organização e registro – Fluxo documental

1. Introdução

Diante das mudanças econômicas e tecnológicas que impulsionam a competitividade dos mercados, o tratamento da informação organizacional, por meio da gestão documental, assume espaço vital nos negócios da empresa. A conscientização dos dirigentes empresariais em relação à atuação de um profissional responsável pelo gerenciamento dos documentos torna-se um diferencial no uso adequado da informação.
A necessidade de sistematizar as informações decorrentes da experiência humana, em sua imensa diversidade, tem produzido um grande número de registros que a testemunham e indicam os caminhos trilhados, possibilitando o seu conhecimento e reavaliação. Esses registros constituem-se no que é designado como documentos, ou seja, um conjunto de informações registradas em um suporte. Para que esses cumpram sua função social, administrativa, técnica, jurídica, cultural, é necessário que estejam organizados, sejam preservados e acessíveis.
Sob esse enfoque, as organizações necessitam de uma visão estratégica em arquivos, com a preocupação de preservar a informação produzida no âmbito interno e externo, otimizando os processos e a produtividade. Para isso é essencial a preservação do acervo através de modernas técnicas de conservação, digitalização das informações, espaços adequados para arquivos, atuação do gestor documental, entre outros fatores.

2. GESTÃO DE DOCUMENTOS
Conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos.
“É um instrumento gerencial e um instrumento de preservação da memória institucional”.
O êxito da implementação da gestão de documentos está no envolvimento de todos os agentes que participam do processo da produção documental.
A gestão de documentos adota procedimentos, utilizando-se de instrumentos técnicos que tratam a