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RFP – Request for Proposal

Conceito
Uma Request for Proposal (RFP) é uma solicitação de proposta técnica/comercial para aquisição de algum produto ou serviço. Deve ter elementos para uma tomada de decisão racional e definir os benefícios e riscos antecipadamente.
O processo de elaboração de uma RFP é um bom modo de prevenir muitos problemas e fundamental para estabelecer os objetivos gerais, funcionalidades mínimas e requerimentos operacionais que a solução deve contemplar. Permite também que cliente e fornecedor possam se conhecer melhor. Em qualquer RFP é básico fazer uma descrição dos problemas atuais, responsabilidades e expectativas que se esperam resolver com a implantação do novo sistema. Quando não se estabelece isto desde os estágios iniciais aumenta a probabilidade de ineficiência e descontentamento dos usuários com a solução. Outro fato importante de uma RFP que passa muitas vezes despercebido é que além dos aspectos funcionais é importante determinar quais integrações com outros sistemas serão necessárias, possíveis customizações, possibilidades de crescimento, atualizações e indicadores de desempenho do sistema.
Fatores chaves no processo de elaboração da RFP:

Estabeleça e separem quais são as funcionalidades mínimas obrigatórias e as desejáveis que o sistema deve conter
Inclua um panorama geral do porte da sua instituição provendo volumes de exames, número de centros ou unidades, total de funcionários por categoria, sistemas existentes e parque tecnológico existente.
Envolva os profissionais-chaves desde o início do processo
Solicite a metodologia de implantação ao futuro fornecedor contendo a equipe de projeto, o cronograma de implantação e o plano de treinamento dos usuários.
Obtenha aprovação e compartilhe a responsabilidade com a alta gerência com o novo sistema proposto e as mudanças que serão necessárias.

Aspectos a observar como tomador do serviço:

Revisar o documento com profissionais das áreas, adicionando visões