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Como implementar um sistema de controlo de gestão

Índice

Introdução
Passo 1 - Conhecer os oito mandamentos
Passo 2 - Aprender o processo de controlo
Passo 3 - Iniciar o processo
Passo 4 - Efectuar o controlo retrospectivo
Passo 5 - Efectuar o controlo prospectivo
Passo 6 - Efectuar o controlo integrado

Introdução

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Responder às necessidades da empresa em cadamomento do seu ciclo de vida constitui o objectivo principal da implementação de um sistema de controlo de gestão. O sistema de controlo ideal pressupõe um diagnóstico das necessidades das empresas e dos instrumentos necessários para dar resposta a essas mesmas necessidades. Num processo de criação de um sistema de controlo de gestão, a primeira ideia a reter é que este terá forçosamente que evoluirem função da situação económica e das modificações da estrutura da organização. No fundo, o desenvolvimento de um sistema destes tem como meta a realização dos objectivos estratégicos da empresa, privilegiando a acção e a tomada de decisão em tempo útil.

Passo 1 - Conhecer os oito mandamentos

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Para se revelar eficaz, um sistema de controlo de gestão deve obedecer a oitomandamentos fundamentais. A saber:
Como os objectivos da empresa se revestem de diversas naturezas, os instrumentos de controlo de gestão não se referem apenas à dimensão "rendibilidade".
A descentralização das decisões e a delegação da autoridade constituem condições de exercício do controlo da gestão.
O controlo de gestão organiza a convergência de interesses entre cada divisão ou sector e aempresa no seu todo.
Os instrumentos de controlo de gestão são concebidos com vista à acção e não apenas à documentação ou demais burocracia.
O horizonte do controlo de gestão é sobretudo o futuro e não apenas o passado.
O controlo de gestão actua muito mais sobre os homens do que sobre os números.
O sistema de sanções e recompensas é parte integrante do controlo de gestão.
Os actores deprimeira linha no controlo de gestão são muito mais os responsáveis operacionais do que os controladores de gestão.

Passo 2 - Aprender o processo de controlo

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O processo de controlo de gestão compreende dois passos iniciais, dois intermédios e um passo final.

Nos passos iniciais, compete aos gestores fixar os objectivos quantificados até ao final do respectivo período. Essesobjectivos devem ser fixados mensalmente ou trimestralmente. Os planos de acção constituem os instrumentos dos gestores para atingir os objectivos. Para elaborarem os planos de acção, os gestores têm de escolher os seguintes meios:
materiais
humanos
financeiros
comerciais.
A eficiência do processo de controlo de gestão é directamente proporcional ao número de passos intermédios. Os passosintermédios - mensais ou trimestrais - prevêem o acompanhamento de resultados e a tomada de decisões correctivas. Nesta etapa deve-se analisar os resultados parciais e compará-los com as previsões, de forma a conseguir-se chegar às alterações necessárias dos planos de acção iniciais, tendo como meta atingir os objectivos inicialmente especificados.

Finalmente, o último passo constitui em avaliar osdesempenhos do período em cada sector.

Passo 3 - Iniciar o processo

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A fase inicial de desenvolvimento do processo, também conhecida por fase zero, caracteriza-se pela quase total ausência de instrumentos de controlo de gestão.

Tendo em conta o atraso que quase sempre se verifica na disponibilidade dos balanços e das demonstrações de resultados anuais, estes documentos nãopodem constituir uma ferramenta de gestão. Nesta fase são efectuadas, no entanto, análises pontuais do custo ou da margem gerada por um determinado produto ou actividade. Estas análises não são efectuadas ciclicamente e nem sempre incidem sobre todos os produtos ou actividades. A partir daqui, a evolução passa por:
duas fases de "controlo retrospectivo"
duas fases de "controlo prospectivo"...
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