Tecnicas secretariais

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Qual o modo correto de atendimento 

O atendimento ocorre sempre que existe uma interação entre a empresa e o cliente, isso quer dizer que não é necessário que haja uma venda para que o atendimento aconteça. Você é a primeira pessoa a manter contato com o público. Sua maneira de falar e agir vai contribuir muito para a imagem que irão formar sobre sua empresa.
Falar de maneira interessante,convincente e eficaz é uma habilidade que todo profissional precisa, pode e deve desenvolver. Ter uma audiência atenta, interessada e que compre as suas ideias é o desejo e a necessidade de todo expositor. Mas este também é o desafio, particularmente para aqueles que precisam falar sobre temas técnicos para públicos leigos, como é o caso dos que atuam na área de informática.
O profissional quedeseja ser um expositor eficaz precisa conhecer técnicas que o auxiliem a falar em público e ter perseverança para desenvolver essa habilidade. Saber trabalhar a expressividade da voz e do corpo é uma necessidade. Saber estruturar uma mensagem adequada ao público e ao resultado que deseja com a apresentação é outra. É na adequação da mensagem que concentraremos esta nossa reflexão, pois, as pessoasestarão a sua frente para ouvir o que você tem a lhes dizer.
O expositor precisa identificar o grau de conhecimento do público para utilizar uma linguagem clara, com analogias e exemplos que facilitem a compreensão da sua mensagem. Identificar as suas expectativas e necessidades para dirigir-lhe informações interessantes e úteis. Conhecer as suas resistências para utilizar argumentosconvincentes. Portanto, saber comunicar-se com eficácia com diversos públicos, leigo ou técnico, é uma qualidade que todo profissional deve desenvolver.
Algumas maneiras de um bom atendimento;

CONHEÇA - O primeiro passo é saber quem é seu cliente. O que ele quer, quais suas necessidades, seus desejos, isso pode ser feito de diversas maneiras. O mais importante é ter uma visão clara sobre o perfil doseu cliente.

OUÇA - Ouça com atenção. Pergunte para não haver dúvidas no entendimento do que foi transmitido. Evite interpretar. Normalmente interpretamos com base no nosso ponto de vista e não no ponto de vista do outro. É melhor perguntar do que interpretar errado. Ouvir os clientes é básico para quem quer manter uma relação positiva com eles. Porém, ouvir apenas não basta. É necessárioescutar seu cliente. Interpretar o que ele diz e o que ele não diz. É ampliar a percepção.

INTERAJA - Ao falar com a pessoa, dê-lhe a devida atenção, olhe nos olhos, trate-a com distinção, respeito, simpatia, gentileza e consideração. Chame-a pelo nome, use pronomes de tratamento adequados. Há clientes que gostam de falar, outros gostam de ver, e ainda há os que gostam de experimentar. Fique atentoa estas características e procure agir conforme cada um. Mantenha uma postura de adaptação ao perfil de cada cliente. 

POSTURA - Prepare-se para falar bem, com elegância, fluidez e naturalidade. Prepare também os representantes de sua empresa para falar. Procure manter uma postura positiva diante do cliente. Em muitos casos o cliente se encanta não pelo produto ou serviço, mas pela forma comoé atendido. Pessoas que demonstram simpatia, cordialidade e disposição estimulam os clientes a comprar mais ou simplesmente retornar o contato. De modo geral, as pessoas gostam de ambientes agradáveis, onde se sintam bem. A postura de quem atende pode favorecer esta sensação.

APRIMORE - Para atender bem seus clientes é necessário estar em constante atualização. Leituras, cursos, auto avaliação,e, avaliação dos clientes são formas de aprimorar seu atendimento com foco na melhoria contínua. Descobrir o que os concorrentes ou colegas estão fazendo também é uma boa estratégia de desenvolvimento desta relação. Por isso, seja um eterno aprendiz.

Como Coordenador;

Coordenar os atendentes,
Cobrar agenda do atendimento de outros órgãos,
Cobrar soluções aos problemas identificados de...
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