Sustentabilidade

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DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO

DOCUMENTAÇÃO

1 CONCEITUAÇÃO

Documentação é um conjunto de técnicas cujo objetivo primordial é a produção, sistematização, distribuição e utilização de documentos. Do ponto de vista bibliográfico, documento é qualquer obra manuscrita ou impressa. Juridicamente falando, representa uma prova a favor de fato ou afirmação. A documentação procura oferecer o máximo noque se refere à facilidade de acesso às informações e conhecimentos especializados e ser útil em todos os setores da atividade profissional. Em seu conceito mais amplo, documentação envolve todas as técnicas de controle de informações, análise da produção bibliográfica, mecanização das informações, reprodução de documentos, controle e produção de traduções, trabalhos de referência em todas suasformas, publicação e divulgação de informações. A documentação é aceita como decorrente do desenvolvimento dos trabalhos de Biblioteconomia e da Bibliografia, conseqüência natural do crescimento e evolução dos conhecimentos técnicos e científicos.

2 IMPORTÂNCIA

É cada vez maior o grau de complexidade da vida moderna, devido principalmente ao progresso industrial e ao desenvolvimento datecnologia em to dos os setores da atividade do homem. Uma das conseqüências lógicas desse fato foi o surgimento de novas teorias, processos e sistemas de trabalho que, de um lado, procuram explicar os fenômenos sociais e, de outro, visam atingir as metas dos empreendimentos coletivos, dentro do melhor rendimento possível Especialmente nas empresas, nos órgãos públicos e de investigação científica, écrescente a necessidade de estabelecer serviços especializados, voltados para o objetivo de facilitar a obtenção de informações e dados atualizados.

Elemento auxiliar do estudo, da pesquisa e do planejamento, em qualquer campo ou nível, a documentação assume vital importância em nossos dias, haja vista o aparecimento e desenvolvimento da informática, que pretende colocar à disposição de todos, eprincipalmente dos administradores, toda sorte de informações e referências necessárias à tomada de decisão.

3 NATUREZA

Em princípio, a documentação pode ter natureza comercial, científica ou oficial, conforme sua organização, utilização e finalidade.

A documentação apresenta natureza comercial quando é, principalmente, organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins estritamentecomerciais.

A natureza científica da documentação está presente quando o objetivo principal é o de proporcionar informações científicas ou mesmo didáticas, sem visar diretamente a lucro.

A documentação assume natureza oficial quando sua organização e utilização têm por finalidade auxiliar e assessorar a Administração Pública, atual e futura, pressupondo a coleta e a classificação dedocumentos oficiais, como, por exemplo: Leis, Leis Complementares, Decretos, Tratados, Convênios, Convenções, Portarias, Resoluções e demais atos normativos próprios da Administração, seja Federal, Estadual ou Municipal.

4 FINALIDADE

Em sentido amplo, a documentação tem por finalidade reunir e organizar todos os conhecimentos que o homem adquiriu através dos tempos e com isso permitir sua divulgaçãoe utilização, proporcionando o desenvolvimento da ciência e da tecnologia. Procura, também, facilitar o acesso e a obtenção de da dos atualizados de modo que ofereça melhor rendimento dos estudos e trabalhos. Numa abordagem restrita, a finalidade da documentação, na maioria dos casos, depende da forma como foi organizada e de como é utilizada. Assim, quando elaborada e usada nas empresas, temfinalidade comercial. A documentação oficial, por sua vez, tem por objetivo auxiliar e assessorar a Administração Pública em todos os níveis: federal, estadual e municipal. Na documentação de natureza científica ou didática, a finalidade é a obtenção de dados para realização de pesquisa técnico-científica ou pedagógica. Mas, sem dúvida, a principal finalidade é a de auxiliar e influir, direta ou...
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