Sistema de protocolo

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  • Publicado : 21 de outubro de 2011
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1 INTRODUÇÃO

Percebendo que a Secretaria Municipal de Administração e Planejamento (SEAPLAN) da Prefeitura Municipal de Careiro/AM, ainda não possui um atendimento informatizado, observamos como oportunidade a criação de um método de trabalho utilizando um Sistema de Protocolo de Documentos (SPD), adaptando assim um avanço da tecnologia no município de Careiro, uma vez que sua interfaceproporciona um melhor atendimento, facilitando à análise do protocolo de documentos tornando assim um trabalho rápido e eficaz.

Este sistema tem por objetivo auxiliar os responsáveis pelas atividades de protocolo nos procedimentos relacionados ao controle de documentos na SEAPLAN. Optou-se pela apresentação dos procedimentos de protocolo no contexto do SPD, por ser esta a tecnologia adotada nagestão do protocolo de documentos da SEAPLAN. O SPD é criado visando à facilitação das operações rotineiras de protocolo e a agilização da tramitação de documentos.

Para que a gestão documental da SEAPLAN possa atender aos seus usuários com o resgate de informações em tempo hábil, é preciso que cada usuário do sistema, bem como seus dirigentes esteja sensibilizado para a necessidade deutilizar metodologias e técnicas de organização e controle de documentos aliadas as tecnologias de informática como o SPD.

A implantação deste projeto é de suma importância para o Município de Careiro, uma vez que, dentre outras funcionalidades, permitirá a elevar o nível de qualidade do atendimento aos usuários da municipalidade.

2 JUSTIFICATIVA

Este projeto justifica-se pelanatureza inovadora em relação ao que existe atualmente, que é um registro de entrada e saída de documentos em livro de protocolo, a qual existe um sacrifício árduo para os usuários da administração municipal, que perdem muito tempo em fila esperando saber aonde se encontra o andamento de seu documento.

Apresentamos a seguir os principais pontos inovadores do projeto:

• Controle detodos os documentos em tramitação na SEAPLAN sejam eles ofícios, memorandos, requerimentos, e/ou qualquer outro tipo de documento;
• Descentralização do registro dos documentos pelas unidades usuárias;
• Consulta por campos disponibilizados pelo o SPD, visando à redução do tempo de espera, permitindo a melhoria da qualidade do atendimento aos usuários da municipalidade;
• Controle dosprazos para o atendimento das solicitações contidas nos documentos.

3 FORMULAÇÃO DO PROBLEMA

Negar ao cidadão o direito de planejar previamente através do agendamento eletrônico para o atendimento de suas necessidades livre de filas e burocracias, não é mais admissível, pois o município tem o dever de ser competente para bem atender o seu cliente-cidadão, proporcionando melhores condições,para que não ocorra o tráfego populacional diário.

Levando em consideração o parágrafo anterior, faz-se a seguinte pergunta:
“Por qual motivo ainda não foi criado ou implantado um Sistema de Protocolo de Documentos informatizado na SEAPLAN da Prefeitura do Município de Careiro/AM”?

4 FORMULAÇÃO DA HIPÓTESE OU SUPOSIÇÃO

Com a implantação do Sistema de Protocolo deDocumentos na SEAPLAN, a consulta de andamento do documento e processo constitui-se de uma ferramenta versátil, eficiente e de fácil utilização para o gerenciamento dos documentos, proporcionando um acesso completo às informações.

Entretanto, o processo de atendimento que estabelecemos como ferramenta essencial de trabalho no dia-a-dia, contribui para melhoria na atenção individual da população emgeral, bem como, na qualificação no atendimento básico e alta complexidade, garantindo assim, rapidez e eficácia das consultas dos documentos protocolados.

5 OBJETIVOS

5.1 OBJETIVO GERAL

Dotar à SEAPLAN um sistema de protocolo de documentos informatizado para o registro, controle, consulta, e a averiguação de tramitação de documentos, através de serviços de informações, que...
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