Secretariado Executivo Trilíngue

Curso: Secretariado Executivo Trilíngue
Disciplina: GST0061 - Técnicas Secretariais

UNIDADE 1 – A COMUNICAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES
1) Escreva em aproximadamente seis linhas a respeito dos cuidados que o secretário executivo deve ter ao se comunicar com um cliente, por telefone, segundo a bibliografia estudada.
R.: Nunca dizer “Alô”, manter perto do aparelho telefônico um bloco e uma caneta para anotar os recados e solicitações, atender a ligação no máximo até o terceiro toque, utilizar tom e volume de voz adequados, quando telefonar ter em mãos todas as informações necessárias, a fim de evitar perda de tempo e interrupções, não utilizar gírias, não chupar bala, mastigar ou bocejar durante a conversa e nunca iniciar uma conversa pelo viva-voz.
2) Escreva em aproximadamente cinco linhas sobre os problemas decorrentes da falta de comunicação na empresa, segundo a bibliografia estudada.
R.: Quando a comunicação não alcança o seu propósito, as atividades não são realizadas porque não se sabe que devem ser feitas ou são realizadas de maneira diferente daquela como deveriam ser, gerando retrabalho, conflitos entre o chefe e sua equipe.
3) Cite os erros mais comuns durante um atendimento telefônico.
R.: Deixar o telefone tocar por muito tempo. Atender sem utilizar a saudação correta. Utilizar palavras no diminutivo, gírias, intimidades como “meu bem” e “meu amor”. Deixar o cliente aguardando na linha por muito tempo. Perguntar quem vai falar antes de dizer que o chefe não está.
UNIDADE 2 – GERENCIAMENTO DO TEMPO
1) Indique se a assertiva, abaixo, está certa ou errada, e justifique a sua resposta.
A administração do tempo é igual para todo secretário executivo.
R.: Errada. O tempo é igual para toda secretária (24h) mais a administração do tempo não é igual, porque cada uma tem o seu plano de controle de acordo com as suas prioridade e necessidades.

2) Cite as ações que o secretário executivo deve tomar no seu dia-a-dia com o propósito de melhorar a