Secretária moderna.

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  • Publicado : 24 de março de 2011
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SECRETÁRIA MODERNA.

O QUE É SER UMA SECRETÁRIA NO MUNDO MODERNO?

Secretária no mundo moderno é ser uma profissional assessore o executivo, transmitindo informações e executa as tarefas que lhe são confiadas.
Ela transformou-se, no mundo moderno de negócios e nessa era da globalização de economia, em assistente executiva que domina as habilidades requeridas num escritório, demonstracapacidade para assumir responsabilidade sem supervisão direta e tem iniciativas para tomar decisões segundo os objetivos assinalados pela autoridade. Atualmente, o executivo espera dela para desempenhar funções de assistente administrativa que possa aliviá-lo de trabalhos rotineiros alguns especializados. Daí o mercado de trabalho o passa a recrutar profissionais com conhecimento para tarefas queantes eram da competência do executivo.
Em duas funções diárias, a secretária deve ser mais que uma pessoa encarregada da digitação da correspondência, manutenção de arquivos, e atendimento de telefonemas. Ela, às vezes, é a ponte daqueles que tomam decisões gerenciais e os que executarão tais decisões; muitas vezes, porem, ela própria, tomando decisões, executa tarefas relevantes para a empresa. É,pois, nesse momento verdadeiro assessora, profissional altamente qualificado. Em geral, os executivos preferem secretarias que lhe transmite segurança nas realizações das tarefas, pois não dispõem de tempo para conferências de pormenores. Pôr isso, esse papel de assistente administrativa não se resume de ser elo de administração e o pessoal de linha; consiste também de ser suporte para oexecutivo. Nesse caso, uma secretária, alem das habilidades genéricas que a profissão exige, deverá adquirir conhecimento na área do executivo. Assim, a secretária de um executivo financeiro procurará de obter informações sobre essa área, aprender o jargão técnico, interessar-se pôr artigos que tratam do assunto em jornais e revistas, ler alguns livros iniciais sobre o assunto. Da mesma forma, umasecretária de um médico procurará adquirir informações específicas a um consultório ou clínica.
A competência de uma secretária pode ser avaliada não só pela sua capacidade em lhe dar com papéis ou objetos materiais, mas também com sua habilidade em lhe dar com pessoas. Portanto, inútil pensar numa educação formal com término estabelecido. Não bastam cursos de segundo e terceiro graus para exercercom competência a função de secretária, que exige aprimoramento permanente.
O enriquecimento da tarefa de uma secretária moderna pode ser visto num comparativo de dois tipos estanques: o antigo e o atual. Evidentemente, a apresentação desse tipo tem que ser vista apenas um defeito didático, já que é possível encontrar secretárias do passado que apresentavam desempenho de assistente administrativae de suporte para seus executivos. Da mesma forma, é possível encontrar quem defenda o ponto de vista que a profissão de secretária deve compreender somente as tarefas de secretariado. Mantendo-se, portanto, aberta a discussão, pode-se dizer que antigamente a secretária atendia um executivo e que hoje ela é assistente da empresa ou de uma área, como, pôr exemplo, a diretoria.
Anteriormente, oexecutivo ditava cartas que o executivo datilografava. Hoje, o executivo digita sua correspondência e a envia pôr fax ou e-mail, ou delega totalmente à secretária a redação e assinatura de cartas. As tarefas de uma secretária compreendiam recepção e envios de documentos, atendimentos telefônicos, de visitas, manutenção de arquivos e agendas, marcações de reuniões, provisão de material deescritório. Hoje as tarefas de uma secretária compreende gerenciamento e operação de sistema de informação (telefone, fax, copiadoras, microcomputadores ligados pôr modem a rede de informação); gerenciamento de serviços de treinamento, atendimento a clientes, objetivando a oferecer maior qualidade dos produtos ou serviços da empresa para a qual trabalha; apoio logístico a reuniões (preparação de sala,...
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