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 Comunicação e Relações Publicas





Hotelaria Hoje



12 de Janeiro de 2013
Professora Áurea Rodrigues – 3ºAno Gestão Hoteleira Diurno

Sérgio Garrinhas, Nº 20100095

Índice





1. Introdução

Este trabalho foi-me proposto no âmbito da unidade curricular de Comunicação e Relações Públicas, do curso de Gestão Hoteleira do Instituto Superior de Ciências da Administração,lecionada pela professora Doutora Áurea Rodrigues. Este tem como principais objetivos desenvolver as capacidades dos alunos na organização de eventos.
Foi então decidido que este trabalho consistira num projeto que consistiria numa palestra sobre Hotelaria, com o nome de “Hotelaria Hoje”, que seria um evento, dentro da própria instituição e sem fins lucrativos, onde a turma foi dividida emvários departamentos, Secretariado, Comunicação e relações públicas, Coffee break e Cocktail, todos com tarefas distintas porém interligadas.
Fiquei então inserido no grupo do Cocktail, devido á minha experiência na área e facilidade de desenvolver esta tarefa.
No presente documento irei então especificar todos os passos necessários assim como toda a minha participação no projeto, pretendendo destaforma, melhorar todos os meus conhecimentos sobre a organização de um evento por parte deste departamento

2. Enquadramento Teórico

2.1. O que é um evento?

Um evento é considerado, desta forma, um acontecimento planeado, que ocorre num dado tempo e lugar, que visa promover a relação organização anfitriã e o público de interesse, com vista ao alcance de determinados objetivos.

2.2.Fases de Organização de um Evento – Modelo de 5 fases

É essencial ordenar todas as atividades individuais, e neste caso todo o processo de planeamento e organização deve ser desenvolvido numa sequência de cinco fases, ao qual se convencionou chamar “o modelo de cinco fases” que consiste no planeamento fundamental, o planeamento organizacional, a preparação do evento, a realização do evento e porfim a avaliação do evento.

O Planeamento fundamental durante a conceptualização é quando é necessário considerar todas as tarefas gerais do evento, nomeadamente:

1. Definir os objetivos;
2. Identificar o público-alvo;
3. Definir o enfoque do evento;
4. Estruturar as linhas gerais do programa do evento;
5. Definir o design do evento;
6. Definir a equipa de projeto;
7. Analisar aviabilidade do evento;
8. Obter aprovação para avançar.

1. Definir os objetivos - Os objetivos de uma reunião ou congresso são geralmente definidos pela organização responsável pelo evento, por exemplo, uma empresa ou departamento governamental. Muitas vezes estes objetivos não são muito claros ou precisos, e é necessário definir os objetivos do evento de forma mais rigorosa, quer em termos do seuconteúdo quer da forma como o evento será realizado, para que a abordagem utilizada seja consistente com os objetivos e estilo da organização anfitriã. Todas as atividades durante o processo de organização devem ser orientadas para estes objetivos.

2. Identificar o público-alvo - O público-alvo a que o evento é dirigido tem de ser claramente identificado e é necessário uma análise detalhada paraconhecer as suas necessidades, interesses e atitudes.
A definição precisa do público-alvo tem uma influência muito importante no conteúdo e programa do evento, na escolha do local, data e design do evento e ainda nas medidas de marketing, que devem ser adequadas à natureza do público-alvo.


3. Definir o enfoque do evento - O conteúdo do evento depende essencialmente dos objetivos dopúblico-alvo. Assim, os principais temas e muitas vezes o slogan do evento são definidos durante a fase do planeamento fundamental. Numa fase posterior são analisados o conteúdo do programa detalhado e os métodos de transmissão.

4. Estruturar as linhas gerais do programa do evento - O conteúdo do evento é seu elemento "central" e deve ser definido na fase do planeamento fundamental. Em torno deste...
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