Roteiro de actividades de um evento

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ORGANIZAÇÃO, MONTAGEM E LOGÍSTICA DE EVENTOS


ROTEIRO DE ACTIVIDADES PARA A REALIZAÇÃO DE UM EVENTO


• Definir o objetivo do evento (convenção de vendas, festa de final de ano,encontro de associados, reunião de direcção ou representante, congresso,
viagem, curso, seminário, entre outros)
• Analisar a viabilidade do evento
• Dimensionar o evento
• Estimar o número departicipantes
• Analisar os possíveis locais
• Definir temas/conteúdo programático do evento
• Definir duração e data do evento
• Listar equipamentos e materiais necessários (microfones, traduçãosimultânea, púlpito, buffet, projectores, computadores, telefones, iluminação,
decoração, música, brindes, etc.)
• Verificar recursos humanos disponíveis e a contratar (secretárias,recepcionistas, seguranças, cozinheiros, condutores, empregados de mesa, etc.)
• Verificar a necessidade de contratar itens adicionais (seguros, assistência
médica, estacionamento com motorista, etc.)
•Estimar custos e verificar disponibilidade de verba
• Procurar patrocínios e apoios
• Definir o cronograma de actividades
• Preparar correspondências diversas e específicas
• Estabelecer everificar contactos para actualizar endereços e incentivar a
participação
• Definir a divulgação visualpublicidade (banners, faixas, placas, painéis, etc.)
• Preparar material gráfico (circulares,programas, folhetos, flyers, convites,
contratos, fichas, envelopes, adesivos, crachás, certificados, mapas, pastas,
etc.)
• Preparar material para ser entregue aos participantes (brindes, etc.)• Preparar assessoria de imprensa (press-release, fotos, convites,
inscrição e listagem dos jornalistas)
• Entregar ofícios (directores, autoridades, orgãos públicos)
• Definir programaçãosocial (hotéis, espectáculos/diversão, recepções)
• Contratar atracções artísticas
• Contratar empresas de audiovisual e fotografia (registo do evento)
• Preparar o cerimonial do evento
•...
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