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A excelência do desempenho e o sucesso no negócio requerem que todas as atividades inter-relacionadas sejam compreendidas e gerenciadas segundo uma visão de processos. É fundamental que sejam conhecidos os clientes desses processos, seus requisitos e o que cada atividade adiciona de valor na busca do atendimento a esses requisitos. O enfoque administrativo aplicado por uma organização que busca a otimização e melhoria da cadeia de seus processos, desenvolvida para atender necessidades e expectativas das partes interessadas, assegura o melhor desempenho possível do sistema integrado a partir da mínima utilização de recursos e do máximo índice de acerto.
Gerenciamento por processos é um conjunto de atividades relacionadas com o objetivo principal da organização, ou seja, entregar produtos ou serviços aos seus clientes. Cada negócio conta com um conjunto de atividades ou processos que resultam em função ou funções. Ex.: Um processo de fabricação pode obter as matérias-primas, criar produtos e entregá-los aos clientes. Cada empresa possui a sua forma própria de implementar os seus processos. Assegurar que os processos decorram regularmente é a questão-chave para o sucesso da organização. Os processos podem ser analisados em diferentes níveis, de pequenos (ex.: como uma telefonista atende ao telefone?) às grandes, que envolvem toda a organização (ex.: como nossa corporação gerencia a comunicação interna?).
O conceito de gestão dos processos nada mais é do que a interação entre as várias atividades que são realizadas nas empresas pelos diversos departamentos. Isto contraria o estilo gerencial por departamentos, seções, setores, que é encontrado nas organizações. Este conflito é que tem dificultado o entendimento e a utilização real do conceito de abordagem por processos.