Reuniao eficiente

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  • Publicado : 19 de agosto de 2012
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Reuniões,atase pautas são instrumentos eficazes de comunicação quando bem empregados, mas também podem ser ineficientes ralos de produtividade quando abusadas ou mal executadas.

Que tal um manual de reuniões produtivas com 10 dicas que você pode imprimir e colar no mural, repassar por e-mail para a equipe ou “esquecer” na mesa do seu chefe? É o que procurei providenciar, e fique à vontade parareproduzir no seu grupo, mas não deixe de dizer que veio aqui do Efetividade.net, ok? ;-)

Na prática, sabemos que muitas vezes é possível substituir a reunião por alguma alternativa que reduza os deslocamentos e o tempo de disponibilidade exclusiva dos participantes, mas produza grau de informação e comprometimento similar. Mas em muitos outros casos a reunião é a melhor alternativa, ou mesmoé obrigatória.

Colocar todos os interessados em um mesmo ambiente, no mesmo horário, e fazer avançar uma agenda em ordem de prioridade, e não em ordem de grau de polêmica de cada tema, são grandes desafios – e percebemos isso sempre que uma reunião mal planejada ou mal coordenada perde muito de sua eficácia potencial.

Vamos portanto às 10 dicas para que as suas próximas reuniões sejam muitomais produtivas!


1 O Manual da Reunião Efetiva

Agendamento a tempo.

Existem as reuniões de emergência, mas também existem as que ocorrem em cima da hora porque algum gestor não se organizou.

A antecedência necessária depende do tema e contexto: às vezes, 30 minutos de antecedência podem ser suficientes, e em outras vezes 48h pode ser pouco. Mas reuniões marcadas com 5 minutos deantecedência não produzirão decisões tão eficientes quanto as marcadas com tempo suficiente para os participantes reunirem e atualizarem informações.

Horário para encerrar.

Toda reunião previamente agendada tem horário para iniciar, mas é comum não haver previsão de horário para encerrar.

Algumas reuniões (por exemplo, assembleias realizadas entre pares, como as de condôminos ou trabalhistas)não devem mesmo encerrar sem ser por comum acordo, mas uma reunião de equipe de projeto ou entre membros de uma mesma organização pode e deve ser planejada para caber em um determinado horário, e a existência de uma hora marcada para o seu fim pode ser um instrumento adicional para manter a objetividade nas discussões.


Pauta preliminar.

Todas as pessoas chamadas a participar devem saber,já no primeiro contato verificando sua disponibilidade para participar da reunião, quais os assuntos que serão tratados, e qual o objetivo de quem está promovendo o encontro (É para comunicar algo? Para decidir algo? Muda o que já se planejou?), para que possam responder e se preparar adequadamente.

Definir uma pauta inicial, ainda que bem simples – pode ser distribuída em um simples e-mailinformal – é essencial.


Pauta definitiva.

Quando a reunião já estiver completamente agendada, é hora de divulgar uma versão mais completa da pauta, incluindo os temas originais e possíveis outros temas adicionais que tenham sido sugeridos por outros participantes, local e horário (de início e fim), e lista de quem estará presente.


Elenco de apoio:

quanto maior o número de participantessem interesse direto no assunto que estiver sendo tratado, maior será a complexidade (desnecessária!) da comunicação na reunião. Se você tem uma pauta bem definida, pode dispensar os participantes que foram chamados apenas para um ponto específico dela, assim que este ponto for tratado. Deixe isso claro desde o princípio, para que todos vejam isso como um ponto positivo, e não como uma rejeição!Reunião não é sinônimo de assembleia.

Pessoas que você gostaria que participassem da reunião apenas para que estejam informados, ou para o caso de terem alguma opinião, em geral podem fazê-lo apropriadamente a partir da leitura da pauta e da ata.

Uma reunião só com as pessoas envolvidas diretamente tem mais chances de ser produtiva – mas cuidado para não sofrer um “choque de...
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