Resumo sobre manuais administrativos

RESUMO

DIAGRAMAÇÃO
Nessa etapa, é feita a distribuição, da melhor maneira possível, em capítulos, em seções, em folhas que devem ser pré-impressas, para facilitar a identificação, ser uniformes e possibilitar a inclusão de todas as informações necessárias.
FORMATO
Está basicamente relacionado com o formato dos formulários, folhas, desenhos etc., que fazem parte integrante do mesmo.
CODIFICAÇÃO
O analista procura, pelo uso do sistema de codificação, facilitar o acesso à informação dentro do manual. Os sistemas básicos de codificação são: alfabético, numérico e alfanumérico. Dentre esses, pode-se afirmar que o melhor sistema de codificação para os manuais é o numérico (com algarismos arábicos e/ou romanos).
IMPRESSÃO
Nesse ponto, o analista de sistemas, organização e métodos deve estar atento aos aspectos de custo e de qualidade do manual.
ENCADERNAÇÃO
É interessante que o analista de sistemas, organização e métodos decida por um método de encadernação tipo fichário de folhas substituíveis, evitando, ao máximo, o sistema de encadernação utilizado para os livros comuns.
TESTE-PILOTO
Nessa etapa, podem ficar evidenciadas algumas modificações que necessitam ser efetuadas visando a uma situação mais adequada.
DISTRIBUIÇÃO
O analista deve estabelecer, da maneira a mais completa, a relação dos destinatários do manual.
Uma ideia interessante é que os responsáveis pelos diversos manuais que tenham subordinados sob suas ordens mantenham um registro de consultas com finalidades estatísticas, de forma que possam contribuir para a análise permanente da eficiência dos manuais.
INSTRUÇÃO AOS USUÁRIOS
Uma forma prática e amena de cumprir essa tarefa é criar situações cujas soluções dependam da utilização do manual e mostrar, então, aos usuários como recorrer a eles.
ACOMPANHAMENTO DO USO
Essa fase é de suma importância para verificar a eficiência e a eficácia do manual. O analista deve utilizar várias técnicas para verificação, tais como: entrevistas,