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Como evitar que o e-mail controle sua vida

Uma pergunta que sempre surge nas conversas sobre complicações de e-mail é a seguinte: o que fazer para não deixá-lo tomar conta de nossas vidas? Oferecemos algumas sugestões, quatro dos grandes desafios que mais atormentam as pessoas.

Como manter a caixa de entrada sob controle

São duas formas de ter uma caixa sob controle: aabordagem da mesa arrumada e a da mesa desarrumada.

Algumas pessoas costumam ter as mesas arrumadas sem pilhas de papel acumulados, são capazes de colocar prateleiras de livros e temperos em ordem alfabética, para essas pessoas a abordagem da caixa de entrada zerada é a melhor.

A abordagem é inspirada no livro de David Allen, “A Arte de Fazer Acontecer” onde a idéia principal é: não usesua caixa de entrada como uma sala de espera; limpe assim que possível respondendo e resolvendo e-mail no tempo máximo de 2 minutos. A turma da mesa limpa é defendida por Timothy Ferris, autor de “Trabalhe 4 Horas por Semana”, recomenda ficar offline ao compor respostas e clicar em enviar só quando estiver preparado para se reconectar ao mundo, dessa forma nenhum outra e-mail ira distraí-lo.Da mesma forma a pessoas que acham impossível manter a mesa limpa. Usamos a caixa de entrada como lista de coisas a fazer, achamos que com um pouco de desordem trabalhamos melhor, que se relermos e-mails lembrando-nos de coisas esquecidas.

Conforme dissemos são duas escolas de pensamentos, uma bem diferente da outra, que, no entanto, tem coisas em comum. Segue alguns truques paraambas as escolhas, caixa zerada ou desorganizada:

• Classifique sua caixa de entrada por remetente e não por data de chegada;

• De um tempo nos bacn (algo usado desde 2007 para e-mails parecidos, com spam);

• Quando sair de férias use o aviso de ausência;

• Finja ser um jogo, observe a rapidez que passa pela caixa de entrada apagando mensagens antigas;

• Se vocêvoltou de férias e esta cheia sua caixa de entrada separe meia hora por dia e responda de 30 e 30 e-mails, a cada dia.

Como evitar que seu palmtop leve todo mundo à loucura

O email nasceu na era do mainframe, mas amadureceu na idade do desktop. No inicio as pessoas chegavam ao local de trabalho ligavam o computador e mandavam e-mail constante, em casa ligavam o computador e mandava maisalguns e-mails porem eram os únicos lugares que podiam ler e enviar e-mails. Hoje com os palmtops pode se mandar e ler e-mail 24 horas por dia, sete dias da semana de qualquer lugar. A seguir algumas dicas de quando usar o palmtop:

Para muitos de nós, o e-mail exige uma atenção, como quando fazemos palavra cruzadas, que nos desligamos do mundo a nossa volta. Então, quando podemos ou nãoenviar e-mail e mensagens de texto? Você faria palavras cruzadas num enterro?Num casamento?Enquanto dirige?Num show?Quando alguém queira contar algo importante?No meio de uma reunião? Se nessas ocasiões você não faria palavra cruzada também não mandaria email.

Da mesma forma que quando uma pessoa boceja todo mundo boceja junto, o mesmo ocorre quando você checar seu palmtop todos ao redorvão fazer o mesmo. Caso precisem checar seus e-mails vá ao banheiro, porem não fique por muito tempo ausente, as pessoas podem se preocupar. Cale-os sempre, deixe no vibra para quando receber e-mails não tocar musicas que deixam todos loucos, o palmtop é pessoal e só você precisa saber quando recebe algum email.

Se um e-mail for mencionado durante uma conversa com alguém no local, sem problemaem acessá-lo no seu palmtop, desde que seja pertinente e viável ser mostrado ou encaminhado. Caso tenha um emprego que exija que esteja on line o dia todo, tem duas escolhas: evitar amigos e família e explicar a situação. Caso um amigo tenha um emprego que recebe muito bem porem, tem que estar o tempo todo ligado ao seu palmtop, o mesmo avisara de antemão o caso.

Como evitar que seus emails...
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