Relatorio sobre expurgo de documentos

O presente estudo tem por objetivo apresentar e discutir o processo de planejamento, organização, guarda e gestão de arquivo de documentos existentes na CAPESESP. Com esse processo poderemos obter uma visão, mas ampla sobre os conceitos de administração documental e cultura organizacional. O estudo foi realizado através de pesquisa e analise dos procedimentos que a empresa possui para maior controle do arquivamento e condicionamento do acervo. Numa empresa, onde os recursos são limitados, é de vital importância apresentar baixos custos para armazenamentos de documentos.

Podemos afirmar que nesse momento é importante fazer uma reflexão do trabalho a ser realizado; realmente temos uma visão de toda documentação em arquivo? Verificamos que no primeiro levantamento realizado pela DLOG, foi constatado divergências nas quantidades de caixas de alguns escritórios regionais e por conseqüência, também no valor estimado para economia mensal.
É de vital importância que seja estabelecida a necessidade de realizar em todas as áreas de todas as Diretorias da CAPESESP, uma revisão teórica dos principais conceitos e normas adotadas na organização de arquivos de documentação. Com base nessa premissa, poderemos apresentar as bases teórico-conceituais para implantação de um serviço de documentação e arquivo, procurando identificar critérios de classificação e temporalidade de guarda de documentos, digo, criar uma TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL que deverá ter aprovação por autoridade competente, que determine prazos e condições de guarda, tomando como base a temporalidade do novo Código Civil. A partir desse ponto, poderemos definir metas e prazos para expurgo dos documentos, com isso alcançaremos a redução de custos com administração e manutenção do acervo.
Verifica-se que atualmente estamos tratando o armazenamento de documentos como uma estratégia para suprir a falta de espaço físico, sem aprofundar a contenção de custos pelo conteúdo do que está sendo arquivado.