Relatorio de estagio

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NOÇÕES BÁSICAS PARA ORGANIZAÇÃO DE
ARQUIVOS ATIVOS E SEMI-ATIVADOS

PROGRAMA:
Conceitos Básicos
Roteiro para organização de Arquivo
Plano de classificação
Rotinas de Arquivamento
Plano de Destinação de Documentos

NEIRE DE ROSSIO MARTINS
Arquivo Central do Sistema de Arquivos/UNICAMP

Campinas, setembro de 1998

1

SUMÁRIO

Apresentação
1-Noções Básicas de Arquivos

3
41.1-O Que é Arquivo

4

1.2-Tipos de Arquivos

5

1.3-Sistema de Arquivos

5

1.4-Natureza dos Documentos

6

1.5-Idade dos Arquivos

7

2-Roteiro Para Organizar Correntes e Intermadiários

8

2.1-Recursos Humanos

8

2.2-Instalações

9

2.3-Recursos Materiais

9

3-Como Organizar um Arquivo

11

3.1-Plano de Classificação

11

3.2-Montagem do Plano deClassificação

12

3.3-Rotinas de Arquivamento

14

3.4-Plano de Destinação de Documentos

19

Anexos 1-Regras de Alfabetação

21

Anexos 2-Transparências

27

Bibliografia

37

2

APRESENTAÇÃO

Esta apostila foi preparada para municiar o Curso Noções Básicas para
Organização de Arquivos Ativos e Semi-ativos, oferecido para servidores
administrativos que atuam naÁrea Hospitalar da Unicamp, a pedido da Diretoria
Geral de Recursos Humanos.
O programa geral proposto foi o de apresentar conceitos básicos utilizados em
arquivos, um roteiro para a organização dos arquivos, incluindo noções de
preparação de planos de classificação e destinação de documentos e rotinas de
arquivamento.
As informações contidas neste documento foram baseadas em experiências dainstrutura com a estruturação e organização de arquivos da Universidade e com o
auxília da bibliografia citada.

3

1-NOÇÕES BÁSICAS DE ARQUIVOS

Para que você possa entender como organizar e como escolher o melhor
método ou sistema de organização que atenda a instituição que você trabalha,
é necessário que se entenda o que são ARQUIVOS e DOCUMENTOS
1.1-O que é Arquivo?
Você já sabe mas,vamos tentar dar mais valor a essa palavra?
A Associação de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definição: “Arquivo é o
conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são
reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas,
públicas ou privadas”.
Os conjuntos de atas de reuniões da Diretoria, de projetos de pesquisa e de
relatóriosde atividades, mais os conjuntos de prontuários médicos, de boletins de
notas, de fotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma Unidade por exemplo,
e devem naturalmente refletir as suas atividades.
Arquivo também pode ser definido como a entidade ou órgão administrativo
responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos
arquivos sob sua jurisdição.
Ex. ArquivoCentral da Unicamp
Ex.DAME do Hospital de Clínicas
E tem mais: ARQUIVO também é conhecido como móvel ou armário que guarda
documentos (mas não vamos considerar essa definição nesse texto).

4

1.2-Tipos de Arquivos
Baseados nas primeiras definições podemos dizer que existem vários tipos de
Arquivos, tudo depende dos objetivos e competências das entidades que os
produzem.
.Segundo asEntidades criadoras/mantenedoras os Arquivos podem ser
classificados em:
Públicos (federal, estadual, municipal);
Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associações);
Comerciais (empresas, corporações, companhias) ;e
Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos etc)
Temos também os Arquivos que guardam e organizam documentos cujas
informações são registradas emsuportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas
e são chamados de Especiais. Estes podem fazer parte de um Arquivo mais
completo
Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito
especializadas como os Arquivos Médicos, de Imprensa, de Engenharia, Literários
e que muitas vezes precisam ser organizados com técnicas e com materiais
específicos. São conhecidos como Arquivos...
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