Relatorio de estagio

NOÇÕES BÁSICAS PARA ORGANIZAÇÃO DE
ARQUIVOS ATIVOS E SEMI-ATIVADOS

PROGRAMA:
Conceitos Básicos
Roteiro para organização de Arquivo
Plano de classificação
Rotinas de Arquivamento
Plano de Destinação de Documentos

NEIRE DE ROSSIO MARTINS
Arquivo Central do Sistema de Arquivos/UNICAMP

Campinas, setembro de 1998

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SUMÁRIO

Apresentação
1-Noções Básicas de Arquivos

3
4

1.1-O Que é Arquivo

4

1.2-Tipos de Arquivos

5

1.3-Sistema de Arquivos

5

1.4-Natureza dos Documentos

6

1.5-Idade dos Arquivos

7

2-Roteiro Para Organizar Correntes e Intermadiários

8

2.1-Recursos Humanos

8

2.2-Instalações

9

2.3-Recursos Materiais

9

3-Como Organizar um Arquivo

11

3.1-Plano de Classificação

11

3.2-Montagem do Plano de Classificação

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3.3-Rotinas de Arquivamento

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3.4-Plano de Destinação de Documentos

19

Anexos 1-Regras de Alfabetação

21

Anexos 2-Transparências

27

Bibliografia

37

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APRESENTAÇÃO

Esta apostila foi preparada para municiar o Curso Noções Básicas para
Organização de Arquivos Ativos e Semi-ativos, oferecido para servidores administrativos que atuam na Área Hospitalar da Unicamp, a pedido da Diretoria
Geral de Recursos Humanos.
O programa geral proposto foi o de apresentar conceitos básicos utilizados em arquivos, um roteiro para a organização dos arquivos, incluindo noções de preparação de planos de classificação e destinação de documentos e rotinas de arquivamento. As informações contidas neste documento foram baseadas em experiências da instrutura com a estruturação e organização de arquivos da Universidade e com o auxília da bibliografia citada.

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1-NOÇÕES BÁSICAS DE ARQUIVOS

Para que você possa entender como organizar e como escolher o melhor método ou sistema de organização que atenda a instituição que você trabalha, é necessário que se entenda o que são ARQUIVOS e DOCUMENTOS
1.1-O que é Arquivo?
Você já sabe