Relatório de estágio de secretariado executivo

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UNIVERSIDADE REGIONAL DE BLUMENAU
CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS HUMANAS E DA COMUNICAÇÃO
CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO BILINGUE

IARA PATRÍCIA HAUT

ARQUIVO E CONTROLE DE DOCUMNTOS

BLUMENAU
2010

IARA PATRÍCIA HAUT

ARQUIVO E CONTROLE DE DOCUMENTOS

Relatório
de
Estágio
Supervisionado
apresentado ao Curso de Secretariado
Executivo Bilíngue da Universidade Regional
deBlumenau aprovado com nota dez, como
requisito parcial para a obtenção do grau de
Bacharel, pela Banca Examinadora, formada
por:

___________________________________________________________________________
Presidente: Profª. Luciana Debatin, Orientadora, FURB

___________________________________________________________________________
Membro: Nancy Filomena Fontana, FURB_________________________________________________________________________
Membro: Flavia Roberta Felippi Ruckl, FURB

Dezembro de 2010

Dedico este trabalho a Deus, aos meus pais
Valdir e Valtraut, que sempre me incentivaram
aos estudos e ao meu filho Bruno por ser
sempre muito compreensivo, entendendo que
foi necessário em momentos minha ausência.

AGRADECIMENTOS

A Deus, por abençoar e iluminar minhacaminhada e, neste momento, minha
grandiosa vitória.
Aos meus pais que sempre estão ao meu lado e batalharam muito para que eu
estivesse aqui hoje, e pelo exemplo de caráter, dignidade e muita luta.
A minha orientadora de estágio, Luciana Debatin, por sua orientação, incentivo,
paciência e dedicação para a conclusão deste trabalho.
Ao Sr. Genrado Riemer, Secretário de Administração eFazenda da Prefeitura
Municipal de Pomerode pelo apoio e oportunidade do estágio.
A todos aqueles que, de alguma forma, contribuíram para o fim desta caminhada.

RESUMO

As atividades de estágio foram desenvolvidas no setor de Arquivo da Prefeitura Municipal de
Pomerode, localizada no centro da cidade de Pomerode no período de 01 de setembro a 17 de
dezembro de 2010. O objetivo do relatório éorganizar da melhor maneira possível o arquivo
permanente da entidade, que engloba diversas secretarias, podendo assim, encontrar
documentos com maior agilidade. Outro fator importante é a preservação dos documentos,
pois como se trata de um arquivo público, cada documento é de suma importânc ia. Segundo
Medeiros e Hernandes (2009, p.228) “o arquivo precisa ser organizado de forma queproporcione condições de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso”. Este
relatório tem como finalidade demonstrar a importância da organização do setor de arquivo,
pois a falta de organização do mesmo leva anos para ser solucionada, bem como, a falta de
um método que controle a saída de documentos do arquivo. Sobre a simplicidade é necessário
que o arquivo seja simples e de fácilentendimento. A variedade de documentos em um
arquivo não exige necessariamente que o mesmo seja complexo e que apresente difícil
entendimento. Na questão de flexibilidade, o arquivo deve acompanhar o crescimento da
empresa ou órgão público. As normas de classificação do arquivo não devem der muito
rígidas, pois podem dificultar a atividade de arquivamento. Na questão do acesso o arquivo
precisaoferecer condições de consulta imediata, sempre proporcionando a fácil localização de
documentos. Para Medeiros e Hernandes (2009, p.229) “a procura de documentos de todos
os tipos aumentou muito nos últimos anos, graças principalmente à necessidade cada vez
maior de informação. O arquivo não se reduz apenas a guardar documentos; significa também
uma fonte inesgotável de informações, quepretende atender a todos e a todas as questões” .
A profissão de secretariado está ligada a informação e organização. Portanto é de grande
importância a otimização do tempo, que demonstra que além de informação, organização,
assessoramento e otimiz ação do tempo, a secretária possa destacar -se como uma grande
assessora, possibilitando o suporte a todos que necessitem.
Palavras-chave: Arquivo....
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