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  • Publicado : 19 de novembro de 2012
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Técnicas de Mapeamento e Documentação:
A representação gráfica de como os processos acontecem (são executados) denomina-se Fluxograma.
Os fluxogramas são um importante instrumento para compreensão e avaliação de como ele é executado, indicando a sua seqüência e os responsáveis por sua execução. Através do Fluxograma pode-se visualizar a seqüência de execução de um processo; analisar se estaseqüência é a que representa a melhor forma de sua execução, considerando a sua eficiência, eficácia e flexibilidade; se as pessoas (em suas funções) que participam do processo são as mais adequadas; e observar se existem duplicidades na sua execução ou tarefas dispensáveis. A partir da identificação das oportunidades de melhoria ou inadequações dos processos, pode-se propor melhorias (otimizações) oumudanças nestes processos.
Ao se montar um Fluxograma deve-se ter em mente que o nível de detalhamento deverá ser aquele necessário para o bom entendimento do processo e, principalmente ser considerado a que destina ou quem o utilizará. Um dos erros mais comuns na descrição de um processo é fazê-la para si próprio e não para quem vai utilizá-lo (aquilo que é obvio para alguns não o é paraoutros).
Principais vantagens do uso do fluxograma para representar um processo:
• Identificação fácil de duplicidade de tarefas, de tarefas desnecessárias e/ou que podem ser fundidas;
• Percepção da melhor seqüência das tarefas a serem executadas;
• Facilidade de compreensão do processo, principalmente em condições de treinamento;
• Permite a visão holística (sistêmica) dos processos, representadapelo fluxograma do macro processo;
Para que os fluxogramas apresentem um processo é necessário:
• A definição do que será representado (processo de compras, processo de escovar os dentes, processo de estudar, processo de armazenamento, etc);
• A definição de onde começa e onde termina o processo em questão;
• Que se identifiquem cada uma das tarefas que compões o processo;
• Que seidentifiquem os registros (formulários, instruções, Normas) utilizados no processo.
Tipos e Padrões de Fluxogramas
Existem várias formas de representar graficamente um processo. Serão apresentadas três diferentes formas de fluxograma, que são as mais comumente encontradas nas organizações:
• diagrama de blocos, que fornece uma visão geral do processo;
• o fluxograma padrão da American NationalStandards Institute (ANSI), que apresenta o processo de forma mais detalhada, considerando seus inter-relacionamentos;
• fluxograma funcional, que apresenta o fluxo do processo entre organizações ou áreas, considerando os responsáveis pelas tarefas apresentadas.
Diagrama de blocos
Um diagrama de blocos é a representação mais simples de um processo. A figura a seguir mostra um diagrama de blocos quefornece uma visão geral do processo de compras. Os retângulos representam atividades / tarefas, e as linhas com setas interligam os retângulos para mostrar o sentido do fluxo de informação e/ou o relacionamento entre as atividades / tarefas.

Um fluxograma padrão ANSI apresenta uma representação detalhada de um processo, mais rica daquela dada por um diagrama de blocos. Normalmente o diagrama deblocos é usado como ponto de partida, um rascunho do processo a ser representado. Neste tipo de fluxograma pode-se apresentar um processo no nível de detalhe desejado / necessário. Embora este tipo de fluxograma tenha vários blocos para representar as diferentes atividades de um processo (ver todos os blocos na apostila de Estrutura e Administração de Processos da UNIP), um processo pode serrepresentado pelo conjunto apresentado a seguir.
 
 
O mesmo processo de Compras representado no diagrama de blocos será agora representado de forma mais detalhada. Será acrescentado uma pequena tarja na parte inferior do bloco de Execução da Tarefa, para designar o responsável pela tarefa.
 Avaliação e Desempenho dos Processos
 Objetivos da Organização x Objetivos dos Processos
Para o sucesso...
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