Palestra Ana Celia Rodrigues 2

Gestão de documentos: uma abordagem conceitual

Ana Célia Rodrigues
Professora Assistente (RDIDP)
Curso de Arquivologia da Unesp-Marília [e-mail] Na implantação dos programas de gestão de documentos, o volume das massas documentais acumuladas foi historicamente o grande problema enfrentado pela arquivística.
Nos anos 80 se colocava para a área o desafio de identificar imensas massas documentais acumuladas em depósitos de arquivos, as quais cresciam desordenadamente e deveriam ser organizadas e avaliadas para que o desnecessário fosse eliminado, tarefas que se impunham para resolver o problema da superlotação dos arquivos.
Esta situação se agrava diante do advento das novas tecnologias usadas para produzir e armazenar os documentos arquivísticos. Hoje, os desafios que se colocam para os documentos eletrônicos conduzem a arquivística a uma aproximação cada vez mais intensa e profícua com as áreas da Administração, do Direito e da Informática, na busca de parâmetros científicos para o planejamento adequado da produção e para o tratamento dos documentos armazenados neste ambiente.
A

incorreta

aplicação

dos

procedimentos

administrativos

resulta,

necessariamente, na falta de homogeneidade da produção documental. Ainda observa-se no âmbito das administrações o registro de procedimentos casuísticos que acabam se transformando em regra, determinando uma proliferação de formulários criados em função da necessidade de administrar de acordo com critérios pessoais.
Este é um tema que remete a outros temas da área, sobretudo ao conceito de documento de arquivo e às metodologias utilizadas para o seu tratamento técnico.

Quando se impõem a necessidade de produzir documentos autênticos, de avaliar o volume da produção documental de um órgão e de recuperar informações, com a necessária agilidade exigida pela administração moderna, muitas questões se colocam e remetem à necessidade da definição de critérios normalizados para implantar programas de gestão