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Brasília, 21/09/2000

Gerência de Projetos MS Project
Autor: Antônio Alberto Grossi Fernandes – antonio.grossi@bcb.gov.br

Introdução
O MS Project é uma ferramenta de gerenciamento de projetos criada pela Microsoft em 1985, que vem sendo atualizada desde então, tendo incorporado muitas novidades tanto na interface com o usuário, incluindo os relatórios e gráficos, quanto na partematemática, de resolução dos algoritmos necessários. A gerência de projetos envolve algumas outras atividades, como a análise de riscos, aspectos relacionados à motivação e liderança, abordagem sobre fatores críticos de sucesso, conceitos de Gerência da Qualidade Total (GQT), análise de contratos, estrutura matricial focada em projetos e alguns outros tópicos que não serão abordados, podendo ser consultadosem parte através dos textos em anexo, pois pretende-se enfatizar o uso da ferramenta MS Project para o planejamento, reprogramação de tarefas e realocação de recursos, acompanhamento de prazos e custos do projeto. Infelizmente, boa parte dos problemas que acontecem na administração de projetos ainda não pode ser resolvida por uma ferramenta de informática. Assim, os gerentes não se devem furtar autilizar os outros aspectos da administração. Este texto pode ser utilizado como um guia para o aprendizado do MS Project, complementado pelo desenvolvimento de alguns projetos utilizando diretamente a ferramenta, uma vez que não foi reproduzida a parte gráfica, pelo fato de se tratar de uma apostila resumida e não de um livro sobre o assunto. Entretanto, procurou-se transcender as explicaçõesteóricas. Todos as etapas são exemplificadas com o comando completo correspondente na barra de menu, que também pode ser utilizado através da barra de ferramentas ou de teclas de atalho. Deve-se ressaltar que o MS Project em si não é uma boa ferramenta de documentação de textos que acompanham o projeto. Para isso, o MS Project permite compartilhar modelos de objeto, possibilitando integrá-lo comoutros softwares do Office, como o processador de textos MS Word, através do Visual Basic for Application (VBA) ou, quando necessário, através de um programa de interface, utilizando o Visual Basic (VB) da Microsoft, conforme comentado ao final deste texto. A seguir, descrevem-se as etapas básicas de implantação de um projeto típico no MS Project, versão 98: Etapas do Projeto ! Definir calendário doprojeto
Cada projeto segue por default o calendário padrão, que pode ser redefinido em “Ferramentas”, “Alterar o Período de Trabalho”. Pode-se também criar um calendário específico do projeto. Em relação ao horário padrão (9:00 – 12:00, 14:00 – 18:00), pode-se alterar para todas as semanas marcando todos os dias do calendário. O mesmo pode ser feito para um determinado dia do

Página 1/31 calendário. Pode-se também definir o calendário para cada recurso individualmente, bastando alterar para o recurso o calendário do projeto no modo “Planilha de Recursos”, “Informações Sobre o Recurso”, “Período de Trabalho”. Pode-se também reformatar a escala de tempo, por exemplo, para exibir os gráficos no formato de horas: “Formatar”, “Escala de Tempo” (unidade principal: dias, unidade secundária:horas). A opção “Ferramentas”, “Opções”, “Calendário”, “Horas por Dia” vai determinar o cálculo de dias em função das horas consumidas no projeto. Se for aplicado o botão “Definir como Padrão”, todos os novos projetos baseados naquela máquina serão iniciados com a especificação definida. Para atribuir um calendário ao projeto, clique “Projeto”, “Informações Sobre Projeto”, “Calendário”.

!Estabelecer uma data de início do projeto (ou uma data de fim)
Atuar em “Projeto”, “Informações Sobre o Projeto”.

! Entrar com as tarefas
Pode-se entrar com as tarefas em qualquer unidade: “Ferramentas”, “Opções”, “Agenda”. O default do MS Project é tipo “Unidade Fixa”, com “Controle de Empenho”.

! Entrar com as durações das tarefas (algumas tarefas podem ter sua duração calculada em...
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