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1. Conceito de documento

Registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém.
Aquele que, produzido ou recebido por uma Instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação.Registro de uma informação, produzido ou recebido por uma instituição pessoa física ou jurídica, que constitua elemento de prova ou deinformação, independentemente da natureza do suporte que a contém (papel, audiovisual, iconográfico, meio magneto ótico, fotográfico, filme entre outros).

2. Classificação dos documentos

Segundo sua forma, conteúdo e característica física, os documentos podem ser classificados segundo: gênero, natureza do assunto, espécie e tipo de documento.

a. Gênero
Os documentos podemser definidos segundo o aspecto de sua representação nos diferentes suportes:
• Cartográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Exemplos: mapas, plantas, perfis.

• Icnográficos: documentos em suporte sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagem estática. Exemplo: fotografias (diapositivos,ampliações e negativos fotográficos, desenhos e gravuras.

• Informáticos: documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. Exemplo: disco flexível (disquete), disco rígido e disco óptico.

• Filmográficos: documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagens (tapes), conjugadas ou não em trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens emmovimento. Exemplos: filmes e fitas videomagnéticas.

• Micrográficos: documentos em suporte fílmico resultante da micro produção de imagens, mediante a utilização de técnicas específicas. Exemplo: microficha, microfilme em rolo, cartão.

• Textuais: documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos. Apresentam inúmeros tipos físicos ou espécies documentais criados paraproduzir determinada ação específica, tais como: contratos, folha de pagamento, livros de contas, requisições diversas, atas, relatórios, regimentos regulamentos, editais, certidões, tabela questionários, correspondência e outros. Ex.: datilografados, impressos ou manuscritos.

• Sonoros: documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Exemplo: discos e fitasaudiomagnéticas.

b. Natureza do assunto

• Ostensivo ou Ordinário: as informações contidas no documento, não prejudicam a administração, quando divulgadas.

• Sigiloso: as informações contidas no documento, por sua natureza devam ser de conhecimento restrito e, portanto, necessitam de medidas especiais de segurança, quanto a sua custódia e divulgação.

Segundo a natureza do grau desigilo e a extensão de circulação do assunto, dividem-se em quatro categorias, a saber:

Ultra-secreto: quanto ao assunto abordado no documento, somente devam ter acesso as pessoas intimamente ligadas ao seu estudo e manuseio.
Assunto classificados como ultra-secretos:
* são aqueles de políticas governamental de alto nível e segredos de Estado, tais como negociações para aliança políticae militares;
* planos de guerra; descobertas e experiências científicas de valor excepcional;
* informações sobre política estrangeiras de alto nível.

Secreto: quanto ao assunto abordado no documento, somente devam ter acesso as pessoas que não estejam ligadas intimamente ao seu estudo e manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento funcionalmente. Assuntos classificadoscomo secretos são referentes a planos, programas e medidas governamentais; os assuntos extraídos de matéria ultra-secreta que, sem comprometer e excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam de
maior difusão, tais como:
* planos ou detalhes de operações militares;
* planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras; aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já...
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