Manual de compras

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MANUAL DE COMPRAS


MODUS OPERANDIS

• INTRODUÇÃO



1.º ÂMBITO

a) A ELABORAÇÃO DESTE MANUAL VAI DE ENCONTRO ÀS NECESSIDADES DO HOTEL DA CARTUXA, NO QUE DIZ RESPEITO À ESTRUTURAÇÃO INTERNA DAS RELAÇÕES ENTRE AS SECÇÕES DE PRODUÇÃO/VENDA E O ARMAZÉM GERAL/ECONOMATO.

b) A ESTRUTURAÇÃO DO MANUAL DE COMPRAS FOI PLANIFICADA DE MODO A FACILITAR A SUA UTILIZAÇÃO.


2.º ESTRUTURAa) O MANUAL ESTÁ DIVIDIDO EM QUATRO PARTES:
I. Introdução.
II. Noções.
III. Guia rápido
IV. Anexos.


3.º INDÍCE REMISSÍVO

a) INTRODUÇÃO
I. Página n.º 1

b) NOÇÕES
I. Página n.º 2 a 6.

c) GUIA RÁPIDO
I. Página n.º 7.

d) ANEXOS
I. Páginas n.º 8 a ???.• NOÇÕES



1.º CONTROLO DE EXISTÊNCIAS

a) O CONTROLO DAS EXISTÊNCIAS NAS CÂMARAS FRIGORÍFICAS E CONGELADORAS É DA RESPONSABILIDADE DA COZINHA.
I. A cozinha deve controlar as existências de produtos alimentares refrigerados e congelados face às necessidades dos serviços a prestar.
II. A excepção ao ponto anterior verifica-se no respeitante aos stoks degelados, iogurtes e manteigas dose com e sem sal que, diariamente deve ser controlado pelo Responsável da Cafetaria encarregado da reposição destes artigos nas arcas frigorificas da sua secção. Verificando-se a existência de um stock mínimo ou a situação de ruptura deve-se imediatamente comunicar ao Chefe de Cozinha a situação, para que o mesmo efectue o pedido ao departamento de compras.

b) OCONTROLO DOS STOKS DE COMIDAS, BEBIDAS E DIVERSOS DO ECONOMATO GERAL É DA INTEIRA RESPONSABILIDADE DO CHEFE DE COMPRAS.
I. O Chefe de Compras deverá verificar diáriamente as existências de artigos dos três grupos supra indicados, para que efectue as encomendas de modo a não existirem rupturas de stock.
II. Na ausência deste, sempre que se verificar a necessidade derequisitar artigos ao economato, dever-se-a contactar o Director de Comidas e Bebidas ou na ausência do mesmo, o Director/Chefe de serviço. Se, após se requisitar determinado artigo se verificar que o mesmo entrou em ruptura de stock ou, que a sua existência está abaixo do stock mínimo, esta situação deverá ser comunicada imediatamente ao Director de Comidas e Bebidas ou ao Director/Chefe deserviço, para que o Chefe de Compras seja prontamente informado e proceda à encomenda para reposição do stock.


2.º REQUISIÇÃO DE ARTIGOS

a) SEMPRE QUE NECESSÁRIO QUALQUER ARTIGO DO ECONOMATO GERAL, DEVE O RESPONSÁVEL PELO DEPARTAMENTO REQUISITANTE PREENCHER UMA REQUISIÇÃO E COLOCAR ESTA NA CAIXA EXSISTENTE NO ECONOMATO NA VÉSPERA. (Anexo: Doc. 1)
I. O documento deverá serpreenchido como segue o exemplo utilizando a tabela de unidades em anexo (Anexo: Listagem 1).
II. Deve o mesmo ser entregue sempre em triplicado e autorizado pelo Chefe do respectivo departamento.
III. O funcionário que recepciona os artigos requisitados deverá conferir os mesmos e rubricar o documento na área respectiva.

b) AS REQUISIÇÕES DEVERÃO SER RECOLHIDAS NATOTALIDADE DO ECONOMATO NOS HORÁRIOS ESTIPULADOS E AFIXADOS, SENDO EXPRESSAMENTE PROÍBIDO FICAREM ARTIGOS NO CAIS DE CARGA FORA DOS ARMAZÉNS. (Anexo: Horário 1)

c) EXCEPCIONALMENTE, PODERÁ SER NECESSÁRIO REQUISITAR ARTIGOS FORA DOS HORÁRIOS PRÓPRIOS PARA CADA SECÇÃO.
I. Deverá ser preenchida e entregue sempre no acto da recolha das mercadorias a respectiva requisição.II. Na ausência do Chefe de Compras, qualquer deslocação ao economato deverá ser autorizada pelo Director/chefe de serviço. A deslocação deverá ser registada no livro de ocorrências acompanhada de uma fotocópia da respectiva requisição.


3.º TRANFERÊNCIAS ENTRE SECÇÕES

a) SEMPRE QUE HOUVER A NECESSIDADE DE TRANSFERIR ARTIGOS ENTRE SECÇÕES DEVERÁ SER PREENCHIDO O DOCUMENTO COMO...
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