Instruções para reuniões eficazes

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09) TUDO DISCUTIDO, REUNIÃO ENCERRADA
Engano. Se uma reunião termina, uma ata da mesma deve resumir os tópicos discutidos: quem é responsável por quê, que prazo tem para realizar a tarefa, como será cobrado. Então sim, a reunião está encerrada.

10) VAMOS DECIDIR: CONVOQUE UMA REUNIÃO! O ponto aqui é: desencoraje reuniões desnecessárias e mantenha as reuniões necessárias dentro de regras conhecidas, praticas e aceitas por todos.

Que tal pensar assim: vamos decidir - será mesmo necessária uma reunião?

E, algumas vezes, tome decisões sem realizar reuniões. Colete os dados e opiniões separadamente, analise e decida? A reunião era necessária?

11) CONVOQUE UMA REUNIÃO, MESMO QUE VOCÊ JÁ TENHA OPINIÃO FORMADA E DECISÃO TOMADA SOBRE O ASSUNTO
É claro que existem reuniões informativas, mas os participantes devem saber disso antecipadamente pois normalmente as reuniões de que participamos são decisórias, ou seja, os assuntos são discutidos e toma-se uma decisão durante a mesma.

12)O LOCAL NÃO É IMPORTANTE, E SIM O QUE SERÁ DISCUTIDO
Vemos nos filmes estrangeiros os big-shots decidindo assuntos importantes à beira de uma piscina, e sabemos que alguns grandes negócios são realizados assim.

No entanto, a realização da quase totalidade das reuniões eficazes nas empresas é altamente beneficiada se realizadas numa sala adequada, especialmente destinada a reuniões, com acesso controlado à porta, e sem telefones para interrupções.

13) PERMITA QUE AS SECRETÁRIAS TRANSFIRAM LIGAÇÕES PARA O LOCAL DA REUNIÃO
Ou seja, realizar a reunião se as interrupções permitirem. Sabemos que o dia de trabalho é pontilhado de interrupções causadas por telefonemas. Se a sala tiver telefone, não permita a transferência e chamadas durante a reunião. Uma saída discreta para atender uma chamada urgente permite que a reunião continue sem interrupção.

14) DEIXE SUA SECRETÁRIA ABRIR A PORTA E ANUNCIAR PARA TODOS: DR. JOÃO, DR. PAULO O CHAMA NO DIRETO!