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Treinamento Básico – Portaria

Normas e Rotinas de Portaria & Recepção
(Empresas)
Postura e Apresentação
Ética Profissional e Pessoal
Controle de Acesso de pessoas e veículos
SFI - Segurança Física de Instalações
Comunicação e Atendimento

Atendimento ao cliente - Portaria

• Ao perceber a entrada de visitantes no ambiente da portaria, deve-se recebê-lo de maneira educada, cortês esimpática.

• Após aos cumprimentos iniciais de praxe ao visitante, deve-se tomar as medidas necessárias ao encaminhamento ou não do visitante a seu destino.

• Quando for percebida a entrada ou presença de outros visitantes no ambiente da portaria, deve-se após rápida parada no que se estava a executar, vir a cumprimentar aos que chegam convidá-los a ficarem à-vontade, reportando aos mesmos queirá atendê-los em seguida.

• Sempre que se apresentar no portão de entrada de veículos da portaria, automóvel que presuma intenção de entrar na empresa deve-se solicitar licença ao visitante que estiver atendendo, e deslocar-se-á até o condutor do veículo que se apresentou no portão afim de atende-lo e liberar ou não a entrada na empresa.

• Havendo movimento intenso na portaria, ou situaçãoque caracterize necessidade de apoio, pode-se a qualquer momento, solicitar que o vigilante líder lhe de apoio operacional.

• Deve ser feito de acordo com o padrão já estabelecido, ou seja, no máximo até o terceiro toque o telefone deve ser atendido da seguinte maneira: Portaria “José” boa tarde. Salientamos que é de fundamental importância o atendimento telefônico de modo sereno e calmo,idenpendente do volume de trabalho que tivermos a nossa frente, pois, este atendimento é que fará diferença. Esta providencia com certeza causará boa impressão ao interlocutor e tornará nosso serviço qualificado e eficiente

• A atenção deve estar voltada sempre para o bom atendimento do visitante, quer seja por telefone como também pessoalmente, porem sempre que possível, deve a mesma atentar ainformar qualquer movimento suspeito no estacionamento e também em frente a portaria com vistas a comunicar pessoas estranhas a olhar para dentro do pátio , a tirar fotografias , e também, se entraram pessoas na empresa e uma ultima ficar esperando no interior do veiculo que permanece no estacionamento da portaria ou em frente da empresa em condições de fugir do local.

• A entrada e saída dediretores e gerentes devem ser priorizadas sempre, seja a pé ou conduzindo veículo.

• Quando da entrada de diretor ou gerente conduzindo veiculo, o atendente de portaria deve posicionar-se do lado de fora da mesma de maneira a visualizar se o mesmo esta entrando sozinho ou acompanhado. Deve-se atentar também para algum sinal que o mesmo venha a fazer através de luz de faróis , pisca, buzina ouainda, se sua fisionomia esboça que ele esta rendido pelo acompanhante que entra ou sai com ele no veiculo

• Toda portaria deve ser mantida sempre em condições de organização, e todo o ambiente da portaria deve estar de acordo com as normas de 5S da empresa (descarte, arrumação, limpeza, higiene, disciplina).

• Materiais eletrônicos: a entrada de maquinas fotográficas e filmadoras e notebooks sóserá permitida através de ordem por escrito do supervisor de área, ou seja, superior imediato, que terá de informar que se trata e qual a área atingida.

• A coleta das informações pertinentes aos dados dos visitantes devem ser executadas de maneira completa, sem abreviaturas

• O não registro, ou o registro incompleto das informações de visitantes ou veículos que tenham adentrado nacompanhia será considerada falta grave, e o protagonista estará sujeito a sanções disciplinares.

• Ter conhecimento e saber o procedimento de abertura manual dos portões eletrônicos das portarias e de entrada da fabrica e obrigatório

Recebimento de correspondências
• Notificações trabalhistas ou justiça do trabalho comunicar imediatamente ao setor jurídico da empresa.

• Notificações gerais...
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