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Abertura de volume de processo

Objetivo
Estabelecer procedimentos para abertura de Volumes de processos. Âmbito de aplicação
Todas as Unidades/Órgãos da USP. Considerações Gerais
1- O Volume constitui-se em nova pasta aberta, em continuidade a um determinado processo.
Ocorre quando o processo tiver atingido a média de trezentas folhas, ou antes, se a gramatura ou o formato dos documentos estiverem dificultando o manuseio físico.
2- Por definição, a pasta criada por ocasião da abertura do processo é sempre considerada Volume I.
3- A abertura de novo volume deve necessariamente ser efetuada pelo Protocolo da Unidade de procedência do processo.
4- A abertura de Volume de um processo só pode ser efetuada com o encerramento simultâneo do Volume anterior, mediante despacho que expresse o fato e indique o nº do novo Volume e o nº do novo processo.
5- A partir do despacho de encerramento do Volume anterior, nenhuma outra juntada ou despacho poderá ser nele efetuado, nem mesmo os referentes às saídas de arquivo para consulta. Todas as novas juntadas e despachos deverão ser feitas no último Volume.
6- Os dados da etiqueta de identificação de processo - assunto - interessado deverão permanecer exatamente os mesmos em todos os volumes, diferenciando-se apenas:
a. Toda vez que é aberto um Volume ele recebe um número diferente do processo principal.
b. No campo "doc base" a identificação do nº do Volume referente ao processo principal.
c. Data de abertura de cada volume.
7- Se alguma circunstância de trâmite do processo vier a justificar alguma correção/alteração nos dados de identificação (Interessado, Assunto) as folhas de identificação deverão ser trocadas em todos os Volumes para que os dados permaneçam iguais.
8- O novo Volume terá sua numeração de folhas em sequência à numeração finalizada no volume anterior.
9- De forma conjunta ou independente o trâmite dos processos poderá ocorrer de acordo com a necessidade:
a. Para consulta pode tramitar